Theo
mục 3 điều 35 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn cách hạch toán như sau:
3.2.4 Kế toán TSCĐ hữu hình phát hiện
thừa, thiếu: Mọi trường hợp phát hiện thừa hoặc thiếu TSCĐ đều phải truy tìm
nguyên nhân. Căn cứ vào "Biên bản kiểm kê TSCĐ" và kết luận của Hội
đồng kiểm kê để hạch toán chính xác, kịp thời, theo từng nguyên nhân cụ thể:
a) TSCĐ phát hiện thừa:
- Nếu
TSCĐ phát hiện thừa do để ngoài sổ sách (chưa ghi sổ), kế toán phải căn cứ vào
hồ sơ TSCĐ để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể, ghi:
Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình
Có các TK 241, 331, 338, 411,…
- Nếu
TSCĐ thừa đang sử dụng thì ngoài nghiệp vụ ghi tăng TSCĐ hữu hình, phải căn cứ
vào nguyên giá và tỷ lệ khấu hao để xác định giá trị hao mòn làm căn cứ tính,
trích bổ sung khấu hao TSCĐ hoặc trích bổ sung hao mòn đối với TSCĐ dùng cho
hoạt động phúc lợi, sự nghiệp, dự án, ghi:
Nợ các TK Chi phí sản xuất, kinh doanh
(TSCĐ dùng cho SXKD)
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc
lợi đã hình thành TSCĐ (dùng cho phúc lợi)
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ (dùng cho SN, DA)
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ (2141).
- Nếu TSCĐ phát hiện
thừa được xác định là TSCĐ của doanh nghiệp khác thì phải báo ngay cho doanh nghiệp chủ tài sản đó biết. Nếu
không xác định được doanh nghiệp chủ tài sản thì phải báo ngay cho cơ quan cấp
trên và cơ quan tài chính cùng cấp (nếu là DNNN) biết để xử lý. Trong thời gian
chờ xử lý, kế toán phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời theo dõi và giữ
hộ.
b) TSCĐ phát hiện thiếu phải được truy
cứu nguyên nhân, xác định người chịu trách nhiệm và xử lý theo chế độ tài chính
hiện hành.
- Trường hợp có quyết định xử lý ngay: Căn
cứ "Biên bản xử lý TSCĐ thiếu" đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, kế toán
phải xác định chính xác nguyên giá, giá trị hao mòn của TSCĐ đó làm căn cứ ghi
giảm TSCĐ và xử lý vật chất phần giá trị còn lại của TSCĐ. Tuỳ thuộc vào quyết
định xử lý, ghi:
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào sản xuất,
kinh doanh, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ các TK 111, 112, 334, 138 (1388) (nếu
người có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu(nếu
được phép ghi giảm vốn )
Nợ TK 811 - Chi phí khác (nếu doanh nghiệp
chịu tổn thất)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình.
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sự
nghiệp, dự án:
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu
phải thu hồi theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (trừ
vào lương của người lao động)
Có các TK liên quan (tuỳ theo quyết định xử
lý).
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động văn
hóa, phúc lợi:
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành
TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu
phải thu hồi theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (nếu thu tiền)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (trừ
vào lương của người lao động)
Có TK 3532 - Quỹ phúc lợi.
-
Trường hợp TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý:
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sản
xuất, kinh doanh:
Phản ánh giảm TSCĐ đối với phần giá trị còn
lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị
hao mòn)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1381) (giá trị
còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Khi có quyết định xử lý giá trị còn lại của
TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (tiền bồi thường)
Nợ TK 138 - Phải thu khác (1388) (nếu người
có lỗi phải bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (trừ
vào lương của người lao động)
Nợ TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu (nếu
được phép ghi giảm vốn)
Nợ TK 811 - Chi phí khác (nếu doanh nghiệp
chịu tổn thất)
Có TK 138 - Phải thu khác (1381).
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động sự
nghiệp, dự án:
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành
TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của
TSCĐ thiếu vào TK 1381 "Tài sản thiếu chờ xử lý", ghi:
Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác.
Khi
có quyết định xử lý thu bồi thường phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 334,...
Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
Đồng thời phản ánh số thu bồi thường phần
giá trị còn lại của TSCĐ thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định của
cơ quan có thẩm quyền:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
Có các TK liên quan (TK 333, 461,...).
+ Đối với TSCĐ thiếu dùng vào hoạt động văn
hóa, phúc lợi:
Phản ánh giảm TSCĐ, ghi:
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Nợ TK 3533 - Quỹ phúc lợi đã hình thành
TSCĐ (giá trị còn lại)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của
TSCĐ thiếu vào TK 1381 "Tài sản thiếu chờ xử lý", ghi:
Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 3532 - Quỹ phúc lợi.
Khi có quyết định xử lý thu bồi thường phần
giá trị còn lại của TSCĐ thiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 334,...
Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý.
Đối
với TSCĐ hữu hình dùng cho sản xuất, kinh doanh, nếu không đủ tiêu chuẩn ghi
nhận theo quy định phải chuyển thành công cụ, dụng cụ ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (nếu giá trị
còn lại nhỏ)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (nếu giá trị
còn lại lớn phải phân bổ dần)
Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (giá trị hao mòn)
Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá
TSCĐ).
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán hàng khuyến mại