Tại điều 51 thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn hạch
toán phải trả người bán như sau:
Điều 51. Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
1. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 – Phải
trả cho người bán
Bên Nợ:
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người
cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người
nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng
sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc
dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được
người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người
bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi
kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người
cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá
thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo
giá chính thức;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng
ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây
lắp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu
có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn
số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng
Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài
khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
2. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
2.1.
Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch
toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ:
a) Trường hợp mua trong nội địa, ghi:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa có
thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì
giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
b) Trường hợp nhập khẩu, ghi:
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB,
thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập
khẩu, nếu có)
Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).
2.2.
Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch
toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
a. Trường hợp mua trong nội địa:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì
giá trị vật tư, hàng hóa bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán)
b. Trường hợp nhập khẩu, ghi:
- Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB,
thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng.
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 3332 - Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 - Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập
khẩu, nếu có)
Có TK 33381 - Thuế bảo vệ môi trường.
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).
2.3. Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương
thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận
thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây
lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 - XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì
giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
2.4.
Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng
hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, 341,...
- Trường hợp phải thanh toán cho nhà thầu bằng ngoại tệ,
kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời
điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao
dịch).
- Trường hợp đã ứng trước tiền cho nhà thầu bằng ngoại
tệ, kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền đã ứng trước
theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị đầu tư XDCB
còn phải thanh toán (sau khi đã trừ đi số tiền ứng trước) được ghi nhận theo tỷ
giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh.
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực
tế)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực
tế thấp hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền)
Có các TK 111, 112,... (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá
giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).
2.5.
Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp
được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 331 - Phải trả cho người bán.
2.6. Nhận
dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm
toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
- Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hóa (1562)
Nợ TK 241 - XDCB dở dang
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì
giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
2.7.
Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh
toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người
bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính.
2.8. Trường
hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm
giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho
người bán, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 152, 153, 156, 611,...
2.9. Trường
hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không
đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 711 - Thu nhập khác.
2.10.
Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho
nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá
công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao
thầu phụ, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả
cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).
2.11.
Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
- Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo
dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo
cáo tài chính.
- Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,... (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý +
thuế).
Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về
hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
- Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh
thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
- Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa
hồng đại lý)
Có các TK 111, 112,...
2.12.
Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu:
- Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp
đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC... căn cứ các
chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn
vị nhận uỷ thác)
Có các TK 111, 112,...
- Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác
giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
- Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số
tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn
cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn
vị nhận uỷ thác)
Có các TK 111, 112,...
- Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được
tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 156, 211,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331- Phải trả cho người bán(chi tiết từng đơn vị
nhận uỷ thác).
- Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu
thực hiện theo quy định của TK 333 - Thuế và khoản phải nộp Nhà nước.
- Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản
ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các TK 138 và 338.
2.13.
Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được
đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán Phải trả người lao động - Tài khoản 334