Tại điều 91
thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng như sau:
Điều
91. Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng
1. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 - Chi
phí bán hàng
Bên Nợ: Các
chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch
vụ phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ;
- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài khoản 911 "Xác
định kết quả kinh doanh" để tính kết quả kinh doanh trong kỳ.
Tài
khoản 641 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 641 - Chi phí bán hàng, có 7 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6411 - Chi phí nhân viên:
Phản ánh các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận
chuyển, bảo quản sản phẩm, hàng hoá,... bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca,
tiền công và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công
đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,...
- Tài khoản 6412 - Chi phí vật liệu, bao bì: Phản
ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc giữ gìn, tiêu thụ sản phẩm,
hàng hoá, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng hoá, chi phí
vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá
trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản TSCĐ,... dùng
cho bộ phận bán hàng.
- Tài khoản 6413 - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản
ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng
hoá như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc,...
- Tài khoản 6414 - Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản
ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà kho, cửa hàng,
bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán, đo lường, kiểm
nghiệm chất lượng,...
- Tài khoản 6415 - Chi phí bảo hành:
Dùng để phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá. Riêng chi phí sửa
chữa và bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 627 “Chi phí sản xuất chung”
mà không phản ánh ở TK này.
- Tài khoản 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí thuê
ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho, thuê
bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hoá đi bán, tiền trả hoa hồng
cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu,...
- Tài khoản 6418 - Chi phí bằng tiền khác:
Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các chi
phí đã kể trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu
sản phẩm, hàng hoá,
quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng...
2. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
a) Tính tiền lương, phụ cấp, tiền ăn giữa ca và tính,
trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp,
các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...)
cho nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bán các sản phẩm, hàng hoá, cung
cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có các TK 334, 338,...
b) Giá trị vật liệu, dụng cụ phục vụ cho quá trình bán
hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có các TK 152, 153, 242.
c) Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
d) Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện
thoại, fax...), chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ có giá trị không lớn, được
tính trực tiếp vào chi phí bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,...
đ) Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng
- Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa
chữa lớn TSCĐ:
+ Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí
bán hàng, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực
hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi
phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
+ Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
- Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần
có giá trị lớn và liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong
nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí sửa chữa
lớn đã phát sinh, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
e) Hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (không
bao gồm bảo hành công trình xây lắp):
- Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm
theo giấy bảo hành sửa chữa cho các hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện
trong thời gian bảo hành sản phẩm, hàng hoá, doanh nghiệp phải xác định cho
từng mức chi phí sửa chữa cho toàn bộ nghĩa vụ bảo hành. Khi xác định số dự
phòng phải trả về chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
- Cuối kỳ kế toán sau, doanh nghiệp phải tính, xác định
số dự phòng phải trả về sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá cần lập:
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán
này lớn hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế
toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được trích thêm ghi nhận
vào chi phí, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6415)
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
+ Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở kỳ kế toán
này nhỏ hơn số dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá đã lập ở kỳ kế
toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi
phí:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 641 - Chi phí bán hàng (6415).
g) Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng
cáo
- Đối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp
sản xuất ra dùng để khuyến mại, quảng cáo:
+ Trường
hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không
kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:
Nợ TK 641- Chi phí bán hàng (chi phí SX
sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 155, 156.
+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng
khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác
như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản
phẩm....) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn
hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán).
- Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được
nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng
cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền)
dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi
tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên
Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để
khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại
nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập
khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
Có TK 711 - Thu nhập khác.
h) Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ cho hoạt
động bán hàng, căn cứ vào chứng từ liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (6412, 6413, 6417, 6418)
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất
sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản
phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của
pháp luật về thuế), ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
i) Trường
hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng
- Trường
hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho khách hàng bên ngoài doanh nghiệp
được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (chi phí SX sản phẩm, giá vốn hàng hoá)
Có các TK 152, 153, 155, 156.
Nếu phải kê khai thuế GTGT đầu ra,
ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
- Trường hợp sản phẩm, hàng hoá dùng để biếu, tặng cho
cán bộ công nhân viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (tổng giá thanh
toán)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản
phẩm, hàng hoá, NVL dùng để biếu, tặng công nhân viên và người lao động:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có các TK 152, 153, 155, 156.
k) Số tiền phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu về
các khoản đã chi hộ liên quan đến hàng uỷ thác xuất khẩu và phí uỷ thác xuất
khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3388).
l) Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên
nhận đại lý, ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
m) Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí bán hàng,
ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
n) Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh
trong kỳ vào tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh", ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 - Chi phí bán hàng.
Xem thêm: Hướng dẫn Kế toán Chi phí khác theo TT200 - TK 811