Tại điều 64 thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý kinh doanh đối với doanh nghiệp sử dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
Điều 64. Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh
doanh
1. Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản
chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp:
Chi phí bán hàng bao gồm các chi phí thực tế
phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các
chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng,
chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản,
đóng gói, vận chuyển, lương nhân viên bộ phận bán hàng (tiền lương, tiền công,
các khoản phụ cấp,...), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo
hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động của nhân viên bán hàng; chi phí vật
liệu, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng; dịch vụ mua
ngoài (điện, nước, điện thoại, fax,...); chi phí bằng tiền khác.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi
phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ
phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo
hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân
viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu
hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập
dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo
hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách
hàng...).
1.2. Các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản
lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế
TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán
thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế
TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.
1.3. Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng
nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng
doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở chi tiết theo từng loại chi phí như:
chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong từng loại chi phí được
theo dõi chi tiết theo từng nội dung chi phí như:
a) Đối với chi phí bán hàng:
- Chi phí nhân viên: Phản ánh
các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, vận chuyển, bảo
quản sản phẩm, hàng hóa,... bao gồm tiền lương, tiền ăn giữa ca, tiền công và
các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm
thất nghiệp,...
- Chi phí vật liệu, bao bì: Phản ánh các chi phí vật liệu, bao bì xuất dùng cho việc bảo quản, tiêu
thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, như chi phí vật liệu đóng gói sản phẩm, hàng
hóa, chi phí vật liệu, nhiên liệu dùng cho bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản
phẩm, hàng hóa trong quá trình tiêu thụ, vật liệu dùng cho sửa chữa, bảo quản
TSCĐ,... dùng cho bộ phận bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Phản ánh chi phí về công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản
phẩm, hàng hóa như dụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm
việc,...
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận bảo quản, bán hàng, như nhà
kho, cửa hàng, bến bãi, phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện tính toán,
đo lường, kiểm nghiệm chất lượng,...
- Chi phí bảo hành: Dùng để
phản ánh khoản chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa. Riêng chi phí sửa chữa và
bảo hành công trình xây lắp phản ánh ở TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở
dang” mà không phản ánh ở TK này.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng như chi phí
thuê ngoài sửa chữa TSCĐ phục vụ trực tiếp cho khâu bán hàng, tiền thuê kho,
thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán, tiền trả hoa
hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu,...
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài
các chi phí nêu trên như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới
thiệu sản phẩm, hàng hóa, khuyến mại, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị
khách hàng..
b) Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp,
như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí
công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các
phòng, ban của doanh nghiệp.
- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp
như văn phòng phẩm... vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng
cụ,... (giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý
(giá có thuế hoặc chưa có thuế GTGT).
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa
làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền
dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,...
- Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê
đất,... và các khoản phí, lệ phí khác.
- Chi phí dự phòng: Phản ánh
các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản
xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý
doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng
chế,... (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ
dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu
phụ.
- Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài
các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe,
khoản chi cho lao động nữ,...
1.4. Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để
khuyến mại, quảng cáo:
- Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để
khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác như
phải mua sản phẩm, hàng hóa thì ghi nhận giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào
chi phí bán hàng.
- Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để
khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉ được nhận hàng khuyến mại, quảng cáo
kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2
sản phẩm được tặng 1 sản phẩm....) thì kế toán phản ánh giá trị hàng khuyến
mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bản chất giao dịch là giảm
giá hàng bán).
- Trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương
mại được nhận hàng hóa (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để
quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:
+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải
trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo
dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết
minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng
đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hàng hóa nhận giữ hộ).
+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không
phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận
thu nhập khác là giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh
doanh
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh
trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải
trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ
trước chưa sử dụng hết);
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý
kinh doanh;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự
phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng
đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào
tài khoản 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh có
2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong quá trình bán sản
phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp và tình hình kết
chuyển chi phí bán hàng sang TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
- Tài khoản 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh
nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp
sang TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Xem thêm: Hạch toán thuế và các khoản phải nộp Nhà nước theo TT 133