Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, do các yếu tố khách quan, nhiều doanh nghiệp không tránh khỏi tình trạng có hàng hoá, vật tư hỏng, kém, mất phẩm chất không thể tiếp tục sử dụng, có nhu cầu tiêu huỷ. Đặc biệt trong thời điểm phải chốt số liệu lập Báo cáo tài chính, các tờ khai quyết toán thuế năm 2019 gửi cơ quan thuế như thời điểm cuối tháng 3/2020 này.
I/ LƯU Ý KHI KẾ TOÁN TIÊU HUỶ HÀNG HỎNG
Căn cứ các quy định pháp lý hiện hành, DN cần giải trình tường minh về việc:
+ Lý do tại sao hàng bị hỏng, cần làm rõ việc hỏng này do nguyên nhân khách quan như hàng hết hạn sử dụng, do thời tiết, thiên tai dẫn đến hàng hoá hoá bị vỡ, bị mất đặc tính sinh lý hoá tự nhiên….Chú ý, làm rõ tính chất khách quan đối với hàng hoá, vật tư hỏng, mất phẩm chất này rất quan trọng. Nếu không chứng minh được tính chất khách quan này, toàn bộ chi phí tiêu huỷ hàng hỏng này sẽ không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, do đó sẽ bị loại, không được trừ (Theo Quy định tại Điều 4 TT 96/2015/TT-BTC).
Trong một số trường hợp, do đặc thù của ngành, như kinh doanh thực phẩm, dược phẩm… sẽ không được phép lưu thông các hàng hoá quá hạn sử dụng. Trường hợp quá hạn phải tiêu huỷ theo quy định. Trong trường hợp này, DN cần thu thập thêm thông tin của các DN cùng ngành về tỷ lệ hàng hỏng để so sánh xem DN của mình có tỷ lệ cao hơn hay thấp hơn tỷ lệ bình quân của ngành. Phần cao hơn tỷ lệ bình quân của ngành sẽ là phần chi phí bị loại, không được trừ.
+ Bằng chứng hiện trạng, hỏng, kém, mất phẩm chất của hàng hoá, vật tư. Ví dụ: DN cần chụp ảnh, ghi lại hình ảnh và mời bên thứ 3 độc lập như Cơ quan công an, Đơn vị kiểm toán, cơ quan quản lý chủ quản… đến chứng kiến kiểm kê và quá trình tiêu huỷ.
+ Cần tính đến phương án xử lý hàng hỏng một cách hợp lý, khoa học. Chẳng hạn như; chúng ta cần phân loại chi tiết hàng hỏng: hàng nào bán phế liệu thu hồi, hàng nào phải tiêu huỷ theo đúng quy trình đăng ký cơ quan quản lý Nhà nước; hàng hoá, vật tư vứt bỏ không ảnh hưởng đến môi trường…
II/ HƯỚNG DẪN CHỨNG TỪ, THỦ TỤC KẾ TOÁN XỬ LÝ HÀNG HỎNG
Căn cứ tiết b khoản 1 Điều 4 TT 96/2015/TT-BTC
“b) Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Hồ sơ đối với hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, được tính vào chi phí được trừ như sau:
– Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập.
Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng; chủng loại, số lượng, giá trị hàng hóa có thể thu hồi được (nếu có) kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
– Hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có).
– Hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có).
- c) Hồ sơ nêu trên được lưu tại doanh nghiệp và xuất trình với cơ quan thuế khi cơ quan thuế yêu cầu.”
HỒ SƠ XỬ LÝ HÀNG HỎNG
Như vậy, chúng ta cần hoàn thiện thủ tục, chứng từ xử lý hàng hỏng như sau:
+ Tờ trình của Trưởng phòng vật tư, thành phẩm, hàng hoá đề xuất thành lập Hội đồng
+ Quyết định thành lập Hội tiêu huỷ, xử lý hàng hỏng. Hội đồng này thường sẽ gồm: Đại diện lãnh đạo DN, Kế toán trưởng, Kế toán kho, Thủ kho và Trưởng phòng vật tư, hàng hoá.
+ Biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa hư hỏng phải xác định rõ tên, chủng loại, đơn vị tính, số lượng, giá trị hàng hóa bị hư hỏng, nguyên nhân hư hỏng;
Trong Biên bản này, đề xuất phương án xử lý hàng hỏng như bán phế liệu thu hồi, hay tiêu huỷ theo quy trình…
Biên bản này kèm theo bằng chứng hàng hỏng khách quan theo hướng dẫn trên
+ Bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng trong kỳ tính thuế, có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký (chuẩn bị hồ sơ gốc hàng hỏng kèm theo nếu cần giải trình)
+ Biên bản Họp hồi đồng xử lý hàng hỏng: Trong đó Hội đồng sẽ xem xét kỹ các đề xuất của các bộ phận chức năng về phương án xử lý hàng hỏng thể hiện trong Biên bản kiểm kê để trình Giám đốc DN phê duyệt.
+ Báo cáo kết quả xử lý hàng hỏng: trong đó so với Phương án của Hội đồng, thực tế kết quả xử lý hàng hỏng như thế nào: Giá trị bán phê liệu thu hồi là bao nhiêu? Hàng bị tiêu huỷ đã thực hiện đúng quy định chưa?.
+ Căn cứ vào Báo cáo kết quả trên, Phòng kế toán tiến hành lập hoá đơn, Phiếu xuất kho, Phiếu kế toán hạch toán xử lý hàng hỏng theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC
+ Cũng căn cứ vào Báo cáo kết quả xử lý hàng hỏng này, Bộ phận chức năng trong Doanh nghiệp lập Quyết định thanh lý hàng hỏng trình Giám đốc DN ký duyệt theo quy định Thông tư 200/2014/TT-BTC.
III/ HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN XỬ LÝ HÀNG HỎNG
Căn cứ chứng từ trên, Phòng kế toán hạch toán phần giá trị hàng hoá hỏng không thu hồi được vào chi phí được trừ của Doanh nghiệp
Nợ TK 811/ Có TK 152, 153, 154, 155
Đối với phần phế liệu bán thu hồi, Phòng kế toán lập hoá đơn GTGT với thuế suất 10% giao cho người mua phế liệu theo quy định Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Nợ TK 111 = Tổng số tiền bán phế liệu thu hồi đã gồm thuế GTGT
Có TK 711 = Giá trị phế liệu thu hồi chưa gồm thuế GTGT
Có TK 3331 = Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Dưới đây là bộ mẫu xử lý, tiêu huỷ hàng hỏng, bạn nào muốn tham khảo các tài liệu này, liên hệ chúng tôi sẽ gửi mail cho các bạn.
Mẫu QĐ thành lập Hội đồng xử lý hàng hỏng, kém mất phẩm chất
Biên bản xử lý hàng hỏng, kém, mất phẩm chất
QĐ thanh lý hàng hỏng, kém mất phẩm chất
Biên bản kiểm kê thành phẩm, hàng hóa, vật tư
Báo cáo xử lý hàng hỏng, kém, mất phẩm chất
Chúc các Doanh nghiệp, các bạn kế toán một mùa quyết toán thành công tốt đẹp!
Nguồn: Kế toán Hồng Trang Edubelife