Tại điều 47 thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn hạch
toán chi phí trả trước như sau:
Điều 47. Tài khoản 242 - Chi phí trả trước
1. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 242 - Chi
phí trả trước
Bên Nợ:
Các khoản chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
Các khoản chi phí trả trước đã tính vào chi phí SXKD trong kỳ.
Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước chưa tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh
trong kỳ.
2. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
a) Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ
dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 153, 331, 334, 338,...
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí
trả trước vào chi phí SXKD, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
b) Khi trả trước tiền thuê TSCĐ, thuê cơ sở hạ tầng theo
phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112,...
- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, chi phí trả
trước bao gồm cả thuế GTGT.
c) Đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng
cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ, khi xuất
dùng, cho thuê, ghi:
- Khi xuất dùng hoặc cho thuê, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 153 - Công cụ, dụng cụ.
- Định kỳ tiến hành phân bổ giá trị công cụ, dụng cụ, bao
bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê đã xuất kho theo tiêu thức hợp lý. Căn cứ để
xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi kỳ có thể là thời gian sử dụng hoặc khối
lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho
thuê tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh trong từng kỳ kế toán. Khi
phân bổ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,...
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
d) Trường hợp mua TSCĐ và bất động sản đầu tư theo phương
thức trả chậm, trả góp:
- Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình hoặc mua bất động
sản đầu tư theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD,
hoặc để nắm giữ chờ tăng giá hoặc cho thuê hoạt động, ghi:
Nợ các TK 211, 213, 217 (nguyên giá
- ghi theo giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (phần lãi trả chậm là số
chênh lệch giữa Tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ
(-) Thuế GTGT (nếu có))
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
- Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số phải trả định kỳ bao gồm cả giá
gốc và lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ).
- Định kỳ, tính vào chi phí theo số lãi trả chậm, trả góp
phải trả, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
đ) Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, doanh
nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí
vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa hoàn thành:
- Kết chuyển chi phí sửa chữa TSCĐ vào tài khoản chi phí
trả trước, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước.
Có TK 241 - XDCB dở dang (2413).
- Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi
phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642,...
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
e) Trường hợp doanh nghiệp trả trước lãi tiền vay cho bên
cho vay:
- Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có các TK 111, 112.
- Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng
kỳ vào chi phí tài chính hoặc vốn hoá tính vào giá trị tài sản dở dang, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (chi
phí đi vay ghi vào chi phí SXKD trong kỳ)
Nợ TK 241 - XDCB dở dang (nếu chi phí đi vay được vốn hoá
vào giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (nếu chi phí đi vay
được vốn hoá vào giá trị tài sản sản xuất dở dang)
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
g) Khi doanh nghiệp phát hành trái phiếu theo mệnh giá để
huy động vốn vay, nếu doanh nghiệp trả trước lãi trái phiếu ngay khi phát hành,
chi phí lãi vay được phản ánh vào bên Nợ TK 242 (chi tiết lãi trái phiếu trả
trước), sau đó phân bổ dần vào các đối tượng chịu chi phí.
- Tại thời điểm phát hành trái phiếu, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (tổng số tiền thực thu)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu
trả trước)
Có TK 34311 - Mệnh giá trái phiếu.
- Định kỳ, phân bổ lãi trái phiếu trả trước vào chi phí
đi vay từng kỳ, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (nếu tính vào chi phí tài
chính trong kỳ)
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang (nếu được vốn hoá vào
giá trị tài sản đầu tư xây dựng dở dang)
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung (vốn hoá vào tài sản
sản xuất dở dang)
Có TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lãi trái phiếu
trả trước) (số lãi trái phiếu phân bổ trong kỳ).
h) Trường hợp hợp nhất kinh doanh không dẫn đến quan hệ
công ty mẹ - công ty con (mua tài sản thuần), tại ngày mua nếu phát sinh lợi
thế thương mại:
- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được bên mua
thanh toán bằng tiền, hoặc các khoản tương đương tiền, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217.…
(theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương
mại)
Có các TK 331, 3411, … (theo giá trị hợp lý của các khoản
nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có các TK 111, 112, 121 (số tiền hoặc các khoản tương
đương tiền bên mua đã thanh toán).
- Nếu việc mua, bán khi hợp nhất kinh doanh được thực
hiện bằng việc bên mua phát hành cổ phiếu, ghi:
Nợ các TK 131, 138, 152, 153, 155, 156, 211, 213, 217,…
(theo giá trị hợp lý của các tài sản đã mua)
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước (chi tiết lợi thế thương
mại)
Nợ TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần (giá phát hành nhỏ hơn
mệnh giá)
Có TK 4111 - Vốn góp của chủ sở hữu (theo mệnh giá)
Có các TK 331, 3411… (theo giá trị hợp lý của các khoản
nợ phải trả và nợ tiềm tàng phải gánh chịu)
Có TK 4112 - Thặng dư vốn cổ phần(giá phát hành lớn hơn
mệnh giá).
i) Các doanh nghiệp chưa phân bổ hết lỗ chênh lệch tỷ giá
trong giai đoạn trước hoạt động phải kết chuyển toàn bộ số lỗ lũy kế đang theo
dõi trên TK 242 sang TK 635 - Chi phí tài chính để xác định kết quả kinh doanh
trong kỳ, ghi:
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
k) Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị
doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu khoản tiền thuê
đất trả trước không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ vô hình, được đánh giá tăng vốn
Nhà nước, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
l) Khi kiểm kê tài sản tại thời điểm xác định giá trị
doanh nghiệp để cổ phần hóa doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, nếu giá trị thực tế
của vốn Nhà nước lớn hơn giá trị ghi sổ của vốn Nhà nước, kế toán ghi tăng vốn
Nhà nước và ghi nhận phần chênh lệch là lợi thế kinh doanh, ghi:
Nợ TK 242 - Chi phí trả trước
Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
m) Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh
nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 và phân bổ dần tối đa không quá 3
năm, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán Dự phòng phải trả - Tài khoản 352