Hướng
dẫn kế toán
Tài khoản 335: Chi phí phải trả
1) Nguyên tắc kế toán
a) TK này
dùng để phản ánh các khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người
bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả
do chưa có hóa đơn hoặc chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán, được ghi nhận vào chi
phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo.
TK này
còn phản ánh cả các khoản phải trả cho người lao động trong kỳ như phải trả về
tiền lương nghỉ phép và các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo
phải trích trước, như:
- Chi
phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ có thể xây dựng
được kế hoạch ngừng sản xuất. Kế toán tiến hành tính trước và hạch toán vào chi
phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian
ngừng sản xuất, kinh doanh.
- Trích
trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái
phiếu trả sau (khi trái phiếu đáo hạn).
- Trích
trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng
hóa, thành phẩm bất động sản đã bán.
b) Kế toán phải phân biệt các khoản chi
phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích)
với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên TK 352 để ghi nhận và trình
bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục, cụ thể:
- Các khoản dự phòng phải trả là nghĩa vụ nợ
hiện tại nhưng thường chưa xác định được thời gian thanh toán cụ thể; Các khoản
chi phí phải trả là nghĩa vụ nợ hiện tại chắc chắn về thời gian phải thanh
toán;
- Các khoản dự phòng phải trả thường được ước
tính và có thể chưa xác định được chắc chắn số sẽ phải trả (ví dụ khoản chi phí
dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng); Các khoản chi phí
phải trả xác định được chắc chắn số sẽ phải trả;
- Trên Báo cáo tài chính, các khoản dự phòng
phải trả được trình bày tách biệt với các khoản phải trả thương mại và phải trả
khác trong khi chi phí phải trả là một phần của các khoản phải trả thương mại
hoặc phải trả khác;
- Việc
hạch toán các khoản chi phí phải trả vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ
phải thực hiện theo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí phát sinh
trong kỳ. Các khoản phải trả chưa phát sinh do chưa nhận hàng hóa, dịch vụ
nhưng được tính trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh kỳ này để đảm bảo khi
phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất, kinh doanh được phản
ánh là dự phòng phải trả.
c) Các
khoản trích trước không được phản ánh vào TK 335 mà được phản ánh là dự phòng
phải trả, như:
- Chi
phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ,
doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm kế hoạch hoặc một
số năm tiếp theo;
- Dự
phòng bảo hành sản phẩm, hàng hoá, công trình xây dựng, tái cơ cấu;
- Các
khoản dự phòng phải trả khác (quy định trong TK 352).
d) Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong
kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có
thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi
phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào TK
này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào
chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
đ) Về nguyên tắc, các khoản chi phí phải trả phải được
quyết toán với số chi phí thực tế phát sinh. Số chênh lệch giữa số trích trước
và chi phí thực tế phải được hoàn nhập.
e) Việc trích trước chi phí để tạm tính giá vốn sản phẩm,
hàng hoá bất động sản còn phải tuân thủ thêm các nguyên tắc sau:
-
Doanh nghiệp chỉ được trích trước vào giá vốn hàng bán đối với các khoản chi
phí đã có trong dự toán đầu tư, xây dựng nhưng chưa có đủ hồ sơ, tài liệu để
nghiệm thu khối lượng và phải thuyết minh chi tiết về lý do, nội dung chi phí
trích trước cho từng hạng mục công trình trong kỳ;
- Doanh nghiệp chỉ được
trích trước chi phí để tạm tính giá vốn hàng bán cho phần hàng hoá bất động sản
đã hoàn thành, được xác định là đã bán trong kỳ và đủ tiêu chuẩn ghi nhận doanh
thu;
- Số chi phí trích trước
được tạm tính và số chi phí thực tế phát sinh được ghi nhận vào giá vốn hàng
bán phải đảm bảo tương ứng với định mức giá vốn tính theo tổng chi phí dự toán
của phần hàng hoá bất động sản được xác định là đã bán (được xác định theo diện
tích).
g) Việc
xác định chi phí lãi vay được vốn hóa phải tuân thủ Chuẩn mực kế toán - “Chi
phí đi vay”. Việc vốn hóa lãi vay trong một số trường hợp cụ thể như sau:
- Đối với khoản vay
riêng phục vụ việc xây dựng TSCĐ, BĐSĐT, lãi vay được vốn hóa kể cả khi thời
gian xây dựng dưới 12 tháng;
- Nhà thầu không vốn hóa
lãi vay khi đi vay để phục vụ việc thi công, xây dựng công trình, tài sản cho khách
hàng, kể cả trường hợp đối với khoản vay riêng, vi dụ: Nhà thầy xây lắp vay
tiền để thi công xây dựng công trình cho khách hàng, công ty đóng tàu theo hợp
đồng cho chủ tàu...
h) Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm
phải giải trình trong bản thuyết minh Báo cáo tài chính.
2) Sơ đồ kế toán tài khoản 335
Xem thêm: Hướng dẫn kế toán Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung