Tại điều 92
thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp như
sau:
Điều
92. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
1. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642 - Chi
phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ:
- Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh
trong kỳ;
- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh
lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa
sử dụng hết);
Bên Có:
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả
(chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ
trước chưa sử dụng hết);
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản
911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 642 - Chi phí quản
lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 6421 - Chi phí
nhân viên quản lý: Phản ánh các
khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các
khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm
thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh
nghiệp.
- Tài khoản 6422 - Chi phí vật
liệu quản lý: Phản ánh chi phí
vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm... vật
liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,... (giá có thuế, hoặc
chưa có thuế GTGT).
- Tài khoản 6423 - Chi phí đồ
dùng văn phòng: Phản ánh chi phí
dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có
thuế GTGT).
- Tài khoản 6424 - Chi phí
khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí
khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng
ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị
quản lý dùng trên văn phòng,...
- Tài khoản 6425 - Thuế, phí
và lệ phí: Phản ánh chi phí
về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,... và các khoản phí,
lệ phí khác.
- Tài khoản 6426 - Chi phí dự
phòng: Phản ánh các khoản dự phòng
phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của
doanh nghiệp.
- Tài khoản 6427 - Chi phí
dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các
chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản
chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,... (không đủ tiêu
chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý
doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
- Tài khoản 6428 - Chi phí
bằng tiền khác: Phản ánh các chi
phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên,
như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động
nữ,...
2. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
2.1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải
trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo
hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện...) của nhân viên quản lý doanh
nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)
Có các TK 334, 338.
2.2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay
cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa
chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,..., ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu
trừ)
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Có các TK 111, 112, 242, 331,...
2.3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua
sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào
chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 153 - Công cụ. dụng cụ
Có các TK 111, 112, 331,...
2.4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh
nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,..., ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)
Có TK 214 - Hao mòn TSCĐ.
2.5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,... phải nộp Nhà nước,
ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
2.6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)
Có các TK 111, 112,…
2.7. Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập
Báo cáo tài chính:
- Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập
kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần
chênh lệch, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)
Có TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
- Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập
kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch,
ghi:
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).
- Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu
được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả
nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các
bên.
- Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay,
ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản
phải thu theo quy định của pháp luật.
2.8. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ
cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự
phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công
trình xây dựng), ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 - Dự phòng phải trả.
Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán
này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng
hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.9. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi
phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 335,...
2.10. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý
a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa
chữa lớn TSCĐ:
- Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí
bán hàng, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 335 - Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực
hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi
phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải
bảo dưỡng, duy tu định kỳ)
- Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, ghi:
Nợ các TK 335, 352
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,...
b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần
có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán
tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát
sinh, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
2.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho
lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi
phí quản lý khác, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ
thuế)
Có các TK 111, 112, 331,...
2.12. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải
tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).
2.13. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng
cho mục đích quản lý, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất
sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).
Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản
phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của
pháp luật về thuế), ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.
2.14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý
doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112,...
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.15. Đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi
chuyển thành công ty cổ phần, kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi khi
xác định giá trị doanh nghiệp như sau:
a) Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng
minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng
từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá
nhân phải bồi thường, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 331, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải
bồi thường)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(Phần đã lập
dự phòng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính
vào chi phí)
Có các TK 131, 138,...
b) Đối với các khoản phải thu quá hạn được bán cho Công
ty Mua bán nợ của doanh nghiệp theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực
tế, kế toán ghi nhận như sau:
+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự
phòng phải thu khó đòi, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thoả thuận)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất
còn lại)
Có các TK 131, 138,...
+ Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng
nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất
còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thoả thuận)
Nợ TK 229 - Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã
trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất
còn lại)
Có các TK 131, 138...
- Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho
người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần
hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như
khoản phải thu không có khả năng thu hồi, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi
thường)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
2.16. Kế toán phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh
từ việc cổ phần hóa
Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp
Nhà nước được phản ánh trên TK 242 - Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa
không quá 3 năm, ghi
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 242 - Chi phí trả trước.
2.17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh
nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Xem thêm: Hướng dẫn Kế toán Chi phí Tài chính theo TT200 - TK 635