1. Nội dung công tác kiểm kê
Kiểm kê là việc kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có
nhằm xác định chính thức số thực có tài sản trong thực tế, phát hiện các khoản
chênh lệnh giữa số thực tế so với số liệu trên sổ sách kế toán.
Số liệu trên sổ sách kế toán là số liệu trên cơ sở
cập nhật các chứng từ, tức là số liệu có tính chất hợp pháp tin cậy.
Nhưng giữa số liệu trên sổ sách kế toán với thực tế vẫn có
thể phát sinh chênh lệnh do một số nguyên nhân sau đây:
– Tài sản (vật liệu, sản phẩm, hàng hóa…) bị tác động
của môi trường tự nhiên làm cho hư hao, xuống cấp.
– Thủ kho, thủ quỹ có thể nhầm lẫn về mặt chủng loại, thiếu
chính xác về mặt số lượng khi nhập, xuất, thu, chi…
– Kế toán tính toán, ghi chép trên sồ sách có sai sót.
– Các hành vi tham ô, gian lận, trộm cắp.
Yêu cầu quan trọng nhất đối với kế toán là ghi chép
tính toán chính xác, người bảo quản tài sản phải quản lý tốt không để tài sản
hư hỏng, mất mát.
Về mặt tài sản, yêu cầu đó có nghĩa là số liệu về tài sản
hiện còn trên sổ sách phải phù hợp với số tài sản thực có ở thời điểm tương
ứng.
Trong công tác quản lý phải định kỳ kiểm tra số liệu kế
toán, đồng thời phải sử dụng phương pháp kiểm kê để kiểm tra tình hình tài sản
thực tế đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán, nếu phát hiện có chênh lệch phải
tìm nguyên nhân, xử lý và kịp thời điều chỉnh số liệu trên sổ cho phù hợp với
tình hình thực tế.
2. Tác dụng của kiểm kê
– Ngăn ngừa các hiện tượng tham ô, lãng phí làm thất thoát
tài sản, các hiện tượng vi phạm kỷ luật tài chính, nâng cao trách nhiệm của
người quản lý tài sản.
– Giúp cho việc ghi chép, báo cáo số liệu đúng tình hình
thực tế.
– Giúp cho lãnh đạo nắm chính xác số lượng, chất lượng các
loại tài sản hiện có, phát hiện tài sản ứ đọng để có biện pháp giải quyết thích
hợp nhằm nâng cao hiện quả sử dụng vốn.
3. Phân loại kiểm kê
3.1. Phân theo phạm vi kiểm kê
Phân loại theo phạm vi thì kiểm kê được chia thành 2 loại
là: kiểm kê toàn diện và kiểm kê từng phần
– Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản
của đơn vị (bao gồm: tài sản cố định, vật tư, thành phẩm, vốn bằng tiền, công
nợ…). Loại kiểm kê này, mỗi năm tiến hành ít nhất một lần trước khi lập bảng
cân đối kế toán cuối năm.
– Kiểm kê từng phần: Là kiểm kê từng loại tài sản
nhất định phục vụ yêu cầu quản lý. VD như: khi có nghiệp vụ bàn giao tài sản,
khi muốn xác định chính xác một loại tài sản nào đó, khi thấy có
hiện tượng mất trộm cắp ở một kho nào đó.
3.2. Phân loại theo thời gian tiến
hành
Theo cách phân loại này thì kiểm kê
được chia thành 2 loại là kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường:
– Kiểm kê định kỳ là kiểm kê theo kỳ hạn đã quy định trước
như: kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt, hàng tuần đối với tiền gửi ngân hàng,
hàng tháng đối với sản phẩm, hàng hoá, hàng quý đối với tài sản cố định và cuối
mỗi năm kiểm kê toàn bộ các loại tài sản của đơn vị.
– Kiểm kê bất thường là kiểm kê đột xuất, ngoài kỳ hạn quy
định, ví dụ: khi thay đổi người quản lý tài sản, khi có các sự cố (cháy, mất
trộm) chưa xác định được thiệt hại, khi cơ quan chủ quản, tài chính
4. Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê
Kiểm kê là công tác liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận (kho, quỹ, phân xưởng, cửa hàng, phòng ban…), khối lượng công việc lớn,
đòi hỏi hoàn thành khẩn trương, do đó phải được tổ chức chặt
chẽ.
Thủ trưởng đơn vị lãnh đạo, kế toán trưởng giúp trong việc
chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi
kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê.
Công việc kiểm kê được tiến hành theo
trình tự như sau:
– Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị phải thành lập ban
kiểm kê, kế toán phải hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã
phát sinh, tiến hành khóa sổ đúng thời điểm kiểm kê. Nhân viên quản lý tài sản
cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê
được thuận tiện nhanh chóng.
– Tiến hành kiểm kê: Tùy theo đối tượng mà cần có phương
pháp tiến hành kiểm kê phù hợp.
+ Kiểm kê hiện vật (hàng hóa, vật tư, thành phẩm, tài
sản cố định), tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền: nhân
viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người
chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó.
Riêng đối với kiểm kê hiện vật, cần tiến hành theo một trình
tự định trước để tránh kiểm kê trùng lặp hoặc thiếu sót.
Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh
giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư
hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất.
+ Kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: nhân
viên kiểm kê đối chiếu số liệu của đơn vị mình với số liệu của ngân hàng và của
các đơn vị, có quan hệ thanh toán.
Đối chiếu trước hết là số dư (số còn lại ở thời
điểm kiểm kê) ở sổ sách hai bên. Nếu phát sinh chênh lệch thì
phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp
đúng số liệu ở hai bên.
– Sau khi kiểm kê:
+ Kết quả kiểm kê được phản ánh trên các biên bản, có chữ ký
của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài sản đúng mẫu phiếu kiểm kê quy
định.
+ Các biên bản, báo cáo trên được gửi cho phòng kế toán để
đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả
kiểm kê, kết quả đối chiếu, tức là các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và
số liệu trên sổ sách nếu có, được báo cáo với thủ trưởng đơn vị. Các cấp lãnh
đạo sẽ quyết định cách xử lý từng trường hợp cụ
+ Các biên bản xác nhận số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê
thực tế so với số liệu trên sổ sách và các quyết định xử lý đầy đủ thủ tục theo
quy định là những chửng từ kế toán hợp lệ kế toán căn cứ vào đó để phản ánh vào
sồ sách.
Kiểm kê là công việc có tính chất “sự vụ”: cân, đo, đong,
đếm… nhưng lại là công việc hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với vấn đềbảo
vệ tài sản của đơn vị kinh tế.
Vì vậy nếu chỉ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về lập
chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi sổ kế toán mà không tiến hành kiểm kê thì mới
chỉ là chặt chẽ trên phương diện giấy tờ, sổ sách, mà không có gì để đảm bảo
tài sản của đơn vị không bị xâm phạm.
Xem thêm:
Tài sản cố định trong Doanh nghiệp
PHẠT ĐẾN 100 TRIỆU ĐỒNG NẾU VI PHẠM TRONG LĨNH VỰC KẾ TOÁN TỪ 1/5/2018