(Phần 2)
2. Một số quy định chung về chứng từ kế toán
– Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số
liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đấy đủ các yếu
tố gạch bỏ phần để trống. Không được tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ. Trường
hợp viết sai cần hủy bỏ, không xé rời ra khỏi cuốn.
– Thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị tuyệt
đối không được ký trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn khi chưa ghi đầy đủ nội dung,
yếu tố phát sinh.
– Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong
công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động
kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị.
Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số
liệu trong sổ kế toán, chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định người chịu
trách nhiệm vật chất, nhằm ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm các chính sách,
chế độ, thể lệ kinh tế tài chính do Nhà nước ban hành; phục vụ cho việc thông
tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ thị của
cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có.
3. Phân loại chứng từ kế toán
Để thuận tiện trong việc phân biệt và sử dụng
từng loại chứng từ kế toán, người ta tiến hành phân loại chứng từ theo các đặc
trưng chủ yếu khác nhau như: công dụng của chứng từ; địa điểm lập chứng từ; nội
dung nghiệp vụ kinh tế, tính cấp bách của thông tin trong chứng từ…
3.1. Phân loại theo công dụng của chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: chứng từ mệnh lệnh; chứng từ chấp
hành; chứng từ thủ tục kế toán và chứng từ liên hợp.
– Chứng từ mệnh lệnh: Là
loại chứng từ dùng để truyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người lãnh đạo
cho các bộ phận cấp dưới thi hành như: Lệnh chi tiền mặt; lệnh xuất kho vật tư.
Loại chứng từ này
chỉ mới chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhưng chưa
nói tới mức độ hoàn thành của nghiệp vụ, do đó chưa đủ điều kiện ghi chép thanh
toán vào sổ sách kế toán.
– Chứng từ chấp hành: Là
những chứng từ chứng minh cho một nghiệp vụ kinh tế nào đó đã thực sự hoàn
thành như: phiếu thu tiền mặt, phiếu chi tiền mặt, phiếu xuất kho… Chứng từ
chấp hành cùng với chứng từ mệnh lệnh có đủ điều kiện được dùng làm căn cứ ghi
sổ kế toán.
– Chứng từ thủ tục: Là những chứng từ tổng hợp, phân loại các nghiệp vụ
kinh tế có liên quan theo những đối tượng cụ thể nhất định của kế toán, để
thuận lợi trong việc ghi sổ và đối chiếu các loại tài liệu. Đây chỉ là chứng từ
trung gian, phải kèm theo chứng từ ban đầu mới đầy đủ cơ sở pháp lý chứng minh
tính hợp pháp của nghiệp vụ.
– Chứng từ liên hợp: Là
loại chứng từ mang đặc điểm của 2 hoặc 3 loại chứng từ nói trên như: Hóa đơn
kiêm phiếu xuất kho phiếu xuất vật tư theo hạn mức…
3.2. Phân loại theo trình tự lập chứng từ
Theo cách phân loại này, chứng từ kế toán được phân ra các
loại: chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp.
– Chứng từ ban đầu (còn gọi là chứng từ gốc): Là những chứng từ được lập
trực tiếp khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành. Chứng từ ban đầu
gồm tất cả các loại hóa đơn, phiếu xuất nhập vật tư, lệnh thu chi tiền mặt…
– Chứng từ tổng hợp: Là
loại chứng từ dùng để tổng hợp số liệu của các nghiệp vụ kinh tế cùng loại nhằm
giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong việc ghi sổ như: Bảng tổng hợp
chứng từ gốc hay bảng kê phân loại chứng từ gốc. Chứng từ tổng hợp chỉ có các
giá trị pháp lý khi có chứng từ ban đầu kèm theo.
3.3. Phân loại theo phương thức lập chứng từ
Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ
một lần và chứng từ nhiều lần.
– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp
vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế
toán.
– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp
vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới
một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.
3.4. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ
Theo cách phân loại này, ta có các loại chứng từ: chứng từ
bên trong và chứng từ bên ngoài.
– Chứng từ bên trong còn gọi là chứng từ nội bộ là những
chứng từ được lập ra trong nội bộ đơn vị kế toán và chỉ liên quan đến các
nghiệp vụ kinh tế giải quyết những quan hệ trong nội bộ đơn vị như: Bảng tính
khấu hao tài sản cố định, biên bản kiểm kê nội bộ.
– Chứng từ bên ngoài : Là những chứng từ về các nghiệp vụ có
liên quan đến đơn vị kế toán nhưng được lập ra từ các đơn vị khác
như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn : của các đơn vị cung cấp dịch vụ…
3.5. Phân loại theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản
ánh trong chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ liên quan đến các
nội dung hay còn gọi là chỉ tiêu sau đây:
– Chỉ tiêu lao động và tiền lương
– Chỉ tiêu hàng tồn kho
– Chỉ tiêu bán hàng
– Chỉ tiêu tiền tệ
– Chỉ tiêu tài sản cố định
3.6. Phân loại theo tính cấp bách của thông tin trong chứng
từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ bình thường và chứng
từ báo động:
– Chứng từ bình thường: Là những chứng từ mà thông tin trong đó mang tính chất bình
thường, được quy định chung đối với các nghiệp vụ kinh tế phù hợp với hoạt động
của đơn vị.
– Chứng từ báo động: Là những chứng từ chứa đựng những thông tin thể hiện mức độ
diễn biến không bình thường của các nghiệp vụ kinh tế như: sử dụng vật tư đã
vượt định mức, những chứng từ về mất trộm, mất cắp…
3.7. Phân loại theo dạng thể hiện dữ liệu và lưu trữ thông
tin của chứng từ
Theo cách phân loại này ta có các loại chứng từ: Chứng từ thông thường và chứng từ
điện tử:
– Chứng từ thông thường: là chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ để chứng
minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đã thực sự hoàn thành mà không phải thể
hiện qua dạng dữ liệu điện tử.
– Chứng từ điện tử. là chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử,
được mã hoá mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc
trên vật mang tin như: bảng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán…
Xem thêm bài viết:
Kiểm tra, tổ chức và bảo quản chứng từ kế toán
Quy định hạn chế sử dụng ngoại hối trên lãnh thổ Việt Nam