1.
Nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế
Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ hoàn thuế
theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần tại Cục Thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức
có trụ sở điều hành, nơi cá nhân có cơ sở thường trú hoặc tại Cục Thuế nơi tổ
chức, cá nhân đã nộp số thuế đề nghị hoàn.
2.
Hồ sơ hoàn thuế
- Giấy đề nghị hoàn thuế theo Hiệp định
tránh đánh thuế hai lần theo mẫu số 02/ĐNHT ban hành kèm theo Thông tư số
156/2013/TT-BTC.
- Bản gốc (hoặc bản chụp đã được chứng
thực) Giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế của nước cư trú cấp đã được hợp
pháp hoá lãnh sự (ghi rõ là đối tượng cư trú trong năm tính thuế nào).
- Bản chụp hợp đồng kinh tế, hợp đồng
cung cấp dịch vụ, hợp đồng đại lý, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng chuyển giao công
nghệ, chứng từ chứng minh cho việc doanh nghiệp khai thác tàu (trong trường hợp
doanh nghiệp vận tải quốc tế) hay hợp đồng lao động ký với tổ chức, cá nhân Việt
Nam, giấy chứng nhận tiền gửi tại Việt Nam, giấy chứng nhận góp vốn vào Công ty
tại Việt Nam (tuỳ theo loại thu nhập trong từng trường hợp cụ thể) có xác nhận
của người nộp thuế.
- Chứng từ nộp thuế có xác nhận của Kho
bạc nhà nước, ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng, cơ quan thuế khi thu tiền
thuế hoặc bản chụp chứng từ nộp thuế có xác nhận của người nộp thuế.
- Xác nhận của tổ chức, cá nhân Việt Nam
ký kết hợp đồng về thời gian và tình hình hoạt động thực tế theo hợp đồng.
- Giấy ủy quyền trong trường hợp tổ chức,
cá nhân uỷ quyền cho đại diện hợp pháp thực hiện thủ tục áp dụng Hiệp định. Trường
hợp tổ chức, cá nhân lập giấy uỷ quyền để uỷ quyền cho đại diện hợp pháp thực
hiện thủ tục hoàn thuế vào tài khoản của đối tượng khác cần thực hiện thủ tục hợp
pháp hóa lãnh sự (nếu việc uỷ quyền được thực hiện ở nước ngoài) hoặc công chứng
(nếu việc uỷ quyền được thực hiện tại Việt Nam) theo quy định.
Trường hợp tổ chức, cá nhân không thể
cung cấp đủ các thông tin hoặc các tài liệu theo yêu cầu của Hồ sơ hoàn thuế
theo Hiệp định, đề nghị giải trình cụ thể tại Giấy đề nghị hoàn thuế theo Hiệp
định mẫu số 02/ĐNHT nêu trên để cơ quan thuế xem xét, quyết định.
3.
Giải quyết hồ sơ hoàn thuế
- Tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế
a) Đối với hồ sơ hoàn thuế của tổ chức,
cá nhân là người nộp thuế và có mã số thuế thì được nộp tại cơ quan thuế quản
lý trực tiếp của tổ chức, cá nhân đó.
Đối với hồ sơ hoàn thuế của tổ chức, cá
nhân không phải là người nộp thuế thì nộp tại Cục Thuế quản lý địa bàn nơi tổ
chức có trụ sở điều hành, nơi cá nhân có địa chỉ thường trú.
Đối với hồ sơ hoàn thuế của tổ chức, cá
nhân trả thu nhập và cá nhân trực tiếp nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá
nhân thì được nộp tại nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế.
b) Trường hợp hồ sơ hoàn thuế được nộp
trực tiếp tại cơ quan thuế, công chức quản lý thuế tiếp nhận và đóng dấu tiếp
nhận hồ sơ, ghi thời gian nhận hồ sơ, ghi nhận các tài liệu trong hồ sơ.
c) Trường hợp hồ sơ hoàn thuế được gửi
qua đường bưu chính, công chức quản lý thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi
vào sổ văn thư của cơ quan thuế.
d) Trường hợp hồ sơ hoàn thuế được nộp
thông qua giao dịch điện tử thì việc tiếp nhận, kiểm tra, chấp nhận hồ sơ hoàn
thuế do cơ quan thuế thực hiện thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
đ) Trường hợp hồ sơ hoàn thuế chưa đầy đủ,
trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan thuế
phải thông báo cho người nộp thuế để hoàn chỉnh hồ sơ.
- Trường hợp hoàn thuế theo quy định của
điều ước quốc tế mà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên thuộc
diện kiểm tra trước khi hoàn thuế.
- Trách nhiệm giải quyết hồ sơ hoàn thuế
theo Hiệp định thuế: chậm nhất là 40 (bốn mươi) ngày, kể từ ngày nhận được đủ hồ
sơ hoàn thuế, thủ trưởng cơ quan thuế các cấp phải ban hành Quyết định hoàn thuế
theo mẫu số 01/QĐHT hoặc Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu Ngân sách nhà nước
theo mẫu số 02/QĐHT và/hoặc Thông báo về việc không được hoàn thuế theo mẫu số
02/HT-TB.
Thời gian giãn, hoãn việc kiểm tra trước
hoàn thuế do nguyên nhân từ phía người nộp thuế không tính trong thời hạn giải
quyết hồ sơ hoàn thuế.
- Quy định về dịch thuật hợp đồng, ngôn
ngữ sử dụng trong hồ sơ thuế, hợp pháp hoá lãnh sự
+ Ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế
là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt.
Người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật
về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài
hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ cần
dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
Đối với hồ sơ Thông báo thuộc diện miễn,
giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần thì tuỳ vào tính chất của từng
loại hợp đồng và yêu cầu của cơ quan thuế (nếu có), người nộp thuế cần dịch những
nội dung trong hợp đồng như: tên hợp đồng, tên các điều khoản trong hợp đồng,
thời gian thực hiện hợp đồng hoặc thời gian thực tế chuyên gia của nhà thầu nước
ngoài hiện diện tại Việt Nam (nếu có), trách nhiệm, cam kết của mỗi bên; các
quy định về bảo mật và quyền sở hữu sản phẩm (nếu có), đối tượng có thẩm quyền
ký kết hợp đồng, các nội dung có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế và các nội
dung tương tự (nếu có); đồng thời gửi kèm theo bản chụp hợp đồng có xác nhận của
người nộp thuế.
Việc hợp pháp hoá lãnh sự đối với các giấy
tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp chỉ bắt buộc trong trường
hợp cụ thể hướng dẫn tại Điều 16, Điều 20, Điều 44, Điều 54 Thông tư này.
+ Trường hợp phát hiện văn bản giao dịch
với cơ quan thuế không đáp ứng được các yêu cầu nêu trên thì cơ quan thuế yêu cầu
người có văn bản giao dịch khắc phục sai sót và nộp bản thay thế.
+ Thời điểm cơ quan thuế nhận được bản
thay thế hoặc bản dịch có đầy đủ các nội dung liên quan đến xác định nghĩa vụ
thuế được coi là thời điểm nhận văn bản giao dịch.
- Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự:
+ Chữ ký, con dấu trên giấy
tờ, tài liệu sau đây của các cơ quan nhà nước của các nước ký Hiệp định với Việt
Nam phải được hợp pháp hoá lãnh sự, tức là phải có dấu hợp pháp hoá lãnh sự của
Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài theo quy định Khoản 2, Điều
4, Chương I, Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 của Chính phủ về chứng
nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
(i) Giấy chứng nhận cư trú.
(ii) Giấy uỷ quyền để uỷ quyền cho đại
diện hợp pháp thực hiện thủ tục hoàn thuế vào tài khoản của đối tượng khác (nếu
việc uỷ quyền được thực hiện ở nước ngoài)
Các giấy tờ, tài liệu từ các nước
đã ký Hiệp định tương trợ tư pháp với Việt Nam không phải hợp pháp hoá lãnh sự.
- Giải quyết khiếu nại
+ Đối với các đối tượng cư trú của Nước
ký kết Hiệp định với Việt Nam:
Trường hợp một đối tượng cư trú của Nước
ký kết (sau đây gọi là người khiếu nại) cho rằng Cơ quan thuế Việt Nam xác định
nghĩa vụ thuế của mình không phù hợp với quy định của Hiệp định, đối tượng đó
có thể khiếu nại theo trình tự quy định của luật thuế hoặc các văn bản về giải
quyết khiếu nại của Việt Nam.
Người khiếu nại có thể không tiến hành
khiếu nại theo trình tự nêu trên mà trực tiếp khiếu nại lên Nhà chức trách có
thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhà chức trách có thẩm quyền của Nước ký kết nơi
người khiếu nại là đối tượng cư trú thuế để xúc tiến quá trình thủ tục thỏa thuận
song phương theo quy định tại Hiệp định. Trong trường hợp này, việc khiếu nại
phải được tiến hành trong vòng ba năm kể từ ngày có thông báo đầu tiên của Cơ
quan thuế dẫn đến việc xử lý thuế mà người khiếu nại cho là không đúng với Hiệp
định.
Để tiến hành khiếu nại theo các quy định
nêu trên, người khiếu nại phải thực hiện đúng các quy định dưới đây:
+ Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đã
được thông báo tại các quyết định xử lý về thuế (là các quyết định hành chính
thuế, thông báo thuế, ...) của Cơ quan thuế trước và trong quá trình khiếu nại.
Trường hợp khiếu nại về số tiền thuế do cơ quan quản lý thuế tính hoặc ấn định,
người khiếu nại vẫn phải nộp đủ số tiền thuế đó, trừ trường hợp cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quyết định tạm đình chỉ thực hiện quyết định tính thuế, quyết định
ấn định thuế của cơ quan quản lý thuế.
+ Nhà chức trách có thẩm quyền của Việt
Nam không giải quyết khiếu nại đối với trường hợp: khiếu nại đang hoặc đã được
toà án giải quyết; hoặc đang hoặc đã được xử lý theo trình tự giải quyết khiếu
nại của Việt Nam; hoặc việc khiếu nại đã quá thời hạn quy định.
+ Đối với các đối tượng cư trú của Việt
Nam
Trường hợp một đối tượng cư trú của Việt
Nam cho rằng một Nước ký kết xác định nghĩa vụ thuế của mình không phù hợp với
quy định của Hiệp định đối tượng đó có thể đề nghị Nhà chức trách có thẩm quyền
của Việt Nam xúc tiến quá trình thủ tục thỏa thuận song phương theo quy định tại
Hiệp định. Trước khi đề nghị Nhà chức trách có thẩm quyền của Việt Nam xúc tiến
quá trình thủ tục thỏa thuận song phương, người khiếu nại phải thực hiện đầy đủ
các nghĩa vụ đã được thông báo tại các quyết định xử lý về thuế của Cơ quan thuế
Việt Nam và Nước ký kết Hiệp định với Việt Nam nếu pháp luật của nước đó yêu cầu.
Việc đề nghị Nhà chức trách có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện thủ tục thỏa
thuận song phương phải được tiến hành trong phạm vi ba năm kể từ ngày Nước ký kết
Hiệp định với Việt Nam ban hành các quyết định xử lý về thuế mà đối tượng cư trú
của Việt Nam cho rằng không phù hợp với quy định của Hiệp định.
F. Miễn trừ đối với cơ quan ngoại
giao, lãnh sự
Các quy định tại Hiệp định tránh đánh
thuế hai lần sẽ không ảnh hưởng đến quyền miễn trừ của các thành viên cơ quan đại
diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự được quy định trong các điều ước quốc tế mà nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập.
Xem thêm: Thủ tục ưu đãi thuế theo điều ước Quốc tế