Tại
điều 8 thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về lập hóa đơn điện
tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau
Điều 8. Lập hóa đơn điện tử
1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông
tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng
hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn
điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện
tử của người bán;
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn
điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức
trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện
tử.
2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn
từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức
khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm
lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp
đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa
thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán
thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện
tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa
đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa
đơn điện tử:
Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn)
truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian
cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương
trình lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử hoặc người bán hàng hóa, dịch vụ đưa dữ liệu hóa đơn điện tử đã được
tạo từ hệ thống nội bộ của người bán vào hệ thống của tổ chức trung gian cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử để gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký
điện tử của người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải
pháp hóa đơn điện tử. Trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa
đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử
trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ
ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian
cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Điều 9. Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập
1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi
cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử
đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát
hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người
mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham
gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra
cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới
theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới
phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng
năm.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người
mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai
thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa
thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập
hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh
(tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền
thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện
tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy
định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh
không được ghi số âm (-).
Điều 10. Báo cáo sử dụng, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử và việc ủy
nhiệm lập hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính. Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện
tử được gửi báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử theo đường điện tử thông qua cổng
thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Xem thêm: Ai sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử? Chi phí sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?