Quy
định sử dụng hóa đơn
đối với đơn vị có nhiều chi nhánh và cửa hàng
1. Chi nhánh
được tự in hoặc đặt in hóa đơn và cửa hàng phải sử dụng hóa đơn đã phát hành
của đơn vị trụ sở chính
Tại điểm a khoản 1 điều 6 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy
định về những đối tượng được tự in hóa đơn như sau:
“Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn
điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm
thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh,
thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.
Ví dụ: Tập đoàn viễn thông VT, trụ
sở chính tại Hà Nội, có mức vốn điều lệ trên 15 tỷ đồng đã thực góp tính đến
thời điểm phát hành hóa đơn. Tập đoàn đã tạo hóa đơn tự in thì các Chi nhánh,
đơn vị trực thuộc Tập đoàn ở khác tỉnh, thành phố với Tập đoàn thực hiện khai,
nộp thuế GTGT tại các tỉnh, thành phố cũng được tự tạo hóa đơn tự in.“
Tại khoản 2 điều 8 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về tạo
hóa đơn đặt in như sau:
“Trường hợp tổ chức kinh doanh đặt
in hóa đơn cho các đơn vị trực thuộc thì tên tổ chức kinh doanh phải được in
sẵn phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Các đơn vị trực thuộc đóng dấu hoặc ghi
tên, mã số thuế, địa chỉ vào tiêu thức “tên, mã số thuế, địa chỉ người bán
hàng” để sử dụng.”
Như vậy:
- Chi nhánh (bao gồm cả Chi
nhánh hạch toán độc lập và Chi nhánh hạch toán phụ thuộc) đều được tự in
hoặc đặt in hóa đơn để sử dụng, hoặc sử dụng chung hóa đơn với trụ sở
chính.
- Cửa hàng không được phép tạo hóa
đơn riêng để sử dụng mà phải sử dụng hóa đơn đã phát hành của Trụ sở chính.
- Chi nhánh có thể tạo mẫu hóa đơn
riêng cho mình, hoặc dùng chung mẫu hóa đơn của trụ sở chính
2. Thông báo
phát hành hóa đơn ở chi nhánh
Theo Khoản 3, khoản 4 Điều 9, Thông
tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“3.…Các chi nhánh trực thuộc sử dụng
chung mẫu hóa đơn với trụ sở chính, khi thông báo phát hành hóa đơn không đủ
hóa đơn mẫu thì được sử dụng 01 số hóa đơn đầu tiên sử dụng theo tên, địa chỉ
mới hoặc được phân bổ để làm hóa đơn mẫu. Trên hóa đơn dùng làm mẫu gạch bỏ số
thứ tự đã in sẵn và đóng chữ “Mẫu” để làm hóa đơn mẫu. Các hóa đơn dùng làm hóa
đơn mẫu không phải thực hiện thông báo phát hành (không kê khai vào số lượng
hóa đơn phát hành tại Thông báo phát hành hóa đơn).”
……..
4…..Trường hợp tổ chức có các đơn
vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai
thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi
Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các
đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ
chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì
đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hoá đơn.”
Như vậy:
- Nếu chi nhánh ở khác tỉnh, thành
phố với trụ sở chính và tự kê khai thuế GTGT phải làm thông báo phát hành hóa
đơn do chi nhánh sử dụng gửi cơ quan thuế tại địa phương nơi chi nhánh đặt trụ
sở
- Nếu chi nhánh không tạo riêng hóa
đơn, mà dùng chung với trụ sở chính, thì khi thông báo phát hành hóa đơn, dùng
1 số đầu tiên được sử dụng làm hóa đơn mẫu.
- Chi nhánh không kê khai thuế GTGT mà do trụ sở
chính kê khai, thì không phải làm thông báo phát hành hóa đơn do chi nhánh sử
dụng.
3. Quản lý, sử
dụng hóa đơn ở chi nhánh, cửa hàng
Tại mục d, Khoản 1, Điều 16 Thông
tư 39/2014/TT-BTC quy định về nguyên tắc lập hóa đơn như sau:
“d) Hóa đơn được lập theo thứ tự
liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có
nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng
sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho
từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân
bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.
Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy
nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số
hóa đơn được phân chia.
Trường hợp tổ chức kinh doanh có
nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một
loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất
ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án
cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy
nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất
toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.”
Theo đó, hóa đơn được lập liên tục
từ số nhỏ tới số lớn. Nếu chi nhánh được phân chia số hóa đơn sử dụng, thì phải
lập từ số nhỏ tới số lớn của số hóa đơn được phân chia
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn
vị phụ thuộc cùng sử dụng một mẫu hóa đơn, thì phải có phương án theo dõi việc
sử dụng và truy xuất hóa đơn theo số thứ từ số nhỏ tới số lớn.
Xem thêm bài viết:
Tổng quan về hóa đơn
Xử phạt vi phạm hành chính về Hóa đơn