Hóa đơn là gì? Có các loại hóa đơn nào? Có mấy hình thức hóa đơn? Những nội dung nào là bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn? Nguyên tắc lập hóa đơn cũng như cách xử lý các trường hợp sai sót, làm mất, hỏng hóa đơn ra sao. Bài viết dưới đây, ngheketoan xin được chia sẻ tổng quan các vấn đề về hóa đơn.

I.     Khái niệm, phân loại và hình thức hóa đơn

“Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.” (Theo khoản 1, điều 3, thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn)

1.      Phân loại HĐ

Theo khoản 2, điều 3, thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn được phân loại như sau:

a.  Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

- Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

- Hoạt động vận tải quốc tế;

- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

- Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

b. Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

- Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

- Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

c. Hóa đơn khác

Bao gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

d. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

2.   Hình thức hóa đơn

Căn cứ theo khoản 3, điều 3, thông tư 39/2014/TT-BTC thì hóa đơn gồm có 3 hình thức, cụ thể như sau:

a.   Hóa đơn tự in

Hóa đơn tự in là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

b.   Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c.   Hóa đơn đặt in

Hóa đơn đặt in là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

II.Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn

Bao gồm:

-      Phiếu xuất kho (PXK) kiêm vận chuyển nội bộ

-      PXK hàng gửi bán đại lý

III.   Ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn

IV.    Nội dung trên hóa đơn

Tùy theo mỗi loại hóa đơn mà nội dung trên mỗi loại là khác nhau. Trên mỗi hóa đơn có quy định những nội dung bắt buộc và nội dung không bắt buộc. Vậy đó là những nội dung gì? Mời các bạn xem chi tiết tại các bài viết sau của ngheketoan:

1.      Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Tại khoản 1, Điều 4, thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định rất cụ thể những nội dung bắt buộc phải ghi trên hóa đơn phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy, bao gồm những nội dung như sau:

1.1.     Tên loại hóa đơn

Tên loại hóa đơn thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Trường hợp hóa đơn còn dùng như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn.

Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG - PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN), …

1.2.     Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

-         Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).

-         Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Lưu ý:

-         Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in.

-         Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

1.3.     Tên liên hóa đơn

Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hóa đơn quy định.

Lưu ý: Riêng hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

1.4.     Số thứ tự hóa đơn

Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn.

1.5.     Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Trên hóa đơn bắt buộc phải ghi rõ tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán để biết được nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ đó có thuộc đối tượng kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam hay không, cũng như để kiểm tra được nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, dịch vụ đó.

1.6.     Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

Hóa đơn phải có tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua để chứng minh nghiệp vụ mua bán hàng hàng hóa đã xảy ra.

1.7.     Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ

Lưu ý: Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

1.8.     Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn

Nhằm tránh trường hợp làm giả và ghi sai các thông tin địa chỉ, tên của người bán hàng hoặc người mua hàng thì trên Hóa đơn phải có chữ ký xác nhận của người mua và người bán để chứng minh quá trình trao đổi mua bán đã có sự tham gia và sự đồng ý của cả 2 bên mua và bên bán.

1.9.     Tên tổ chức nhận in hóa đơn

Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

1.10.    Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt

Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Lưu ý:

- Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán có sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán; chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các doanh nghiệp được lựa chọn sử dụng chữ viết là chữ tiếng Việt không dấu và dấu phẩy (,), dấu chấm (.) để phân cách chữ số ghi trên hóa đơn như trên.

- Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ.

- Các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

- Trước khi sử dụng chữ viết trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu và chữ số sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên hóa đơn, các doanh nghiệp phải có văn bản đăng ký với cơ quan thuế và tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung hóa đơn lập theo cách ghi chữ viết, chữ số đã đăng ký.

-Mỗi mẫu hóa đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hóa đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hóa đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hóa bán ra).

2.      Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn

Trên mỗi tờ hóa đơn có rất nhiều nội dung, có những nội dung là bắt buộc phải ghi, có những nội dung do doanh nghiệp đưa thêm vào hóa đơn giúp cho khách hàng hoặc những bộ phận liên quan những thông tin cần thiết tùy theo mục đích của mỗi doanh nghiệp. Đó là những nội dung không bắt buộc. Ở bài viết này, ngheketoan xin chia sẻ với các bạn về những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn.

2.1.     Những nội dung không bắt buộc trên hóa đơn

Theo khoản 2, điều 4, thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định các nội dung không bắt buộc ghi trên hóa đơn như sau:

- Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

Lưu ý: Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

=> Như vậy, các nội dung không bắt buộc ghi trên hóa đơn như:

     Logo công ty

     Hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo

     Hình thức thanh toán

     Thông tin về số điện thoại, fax, email,...

     Số tài khoản ngân hàng, tên và chi nhánh ngân hàng,...

2.2.     Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc

Theo khoản 3, điều 4, thông tư 39/2014/TT-BTC thì một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc như:

-         Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau (phải đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại thông tư 39/2014/TT-BTC):

+ Hóa đơn điện;

+ Hóa đơn nước;

+ Hóa đơn dịch vụ viễn thông;

+ Hóa đơn dịch vụ ngân hàng

-         Các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là đơn vị kế toán yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung bắt buộc được hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC:

+ Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

+ Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

+ Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

+ Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

V.       Tạo hóa đơn và phát hành hóa đơn

1.   Tạo hóa đơn

Tạo hóa đơn là hoạt động làm ra mẫu hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ của tổ chức kinh doanh thể hiện bằng các hình thức hóa đơn: hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 5, thông tư 39/2014/TT-BTC, khi tạo hóa đơn, các doanh nghiệp được phép tạo hóa đơn cần phải tuân phủ một số nguyên tắc sau:

-      Tổ chức có thể tạo đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau.

-      Tổ chức khi tạo hóa đơn không được tạo trùng số hóa đơn trong cùng ký hiệu.

-      Chất lượng giấy và mực viết hoặc in trên hóa đơn phải đảm bảo thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật về kế toán.

Theo quy định của Thông tư 39/2014/TT-BTC thì hiện nay có 3 cách tạo hóa đơn:

1.1.     Tạo hóa đơn tự in

Đối tượng được tạo hóa đơn tự in theo điều 6, thông tư 39/2014/TT-BTC và khoản 1, điều 1, thông tư 37/2017/TT-BTC sửa đổi bổ sung thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

+ Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

+ Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.

+ Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

- Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

- Đã được cấp mã số thuế;

- Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ;

- Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

- Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hóa đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.

- Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới 50 triệu đồng trong vòng 365 ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu trở về trước.

- Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in  và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp. (Theo thông tư 37/2017/TT-BTC)

Lưu ý: Trường hợp sau 02 ngày làm việc cơ quan quản lý thuế trực tiếp không có ý kiến bằng văn bản thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in. Thủ trưởng cơ quan thuế phải chịu trách nhiệm về việc không có ý kiến bằng văn bản trả lời doanh nghiệp. (Theo thông tư 37/2017/TT-BTC)

1.2.     Tạo hóa đơn điện tử

- Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Hóa đơn điện tử được sử dụng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

1.3.     Tạo hóa đơn đặt in

Đối tượng được tạo hóa đơn đặt in bao gồm:

- Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng.

- Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế được tạo hóa đơn đặt in để sử dụng.

- Cục Thuế tạo hóa đơn đặt in để bán và cấp cho các đối tượng.

Lưu ý: Hóa đơn đặt in được in ra dưới dạng mẫu in sẵn phải có các tiêu thức đảm bảo khi lập hóa đơn có đầy đủ nội dung bắt buộc quy định.

2.   Phát hành hóa đơn

Theo khoản 3, điều 1 thông tư 37/2017/TT-BTC có hiệu lực từ 12/6/2017 sửa đổi, bổ sung thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định như sau:

-         Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất hai (02) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn. Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn, Cơ quan quản lý thuế có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập tờ Thông báo phát hành hóa đơn đối với hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

-         Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu.

-         Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng khai thuế giá trị gia tăng riêng thì từng đơn vị trực thuộc, chi nhánh phải gửi Thông báo phát hành cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp tổ chức có các đơn vị trực thuộc, chi nhánh có sử dụng chung mẫu hóa đơn của tổ chức nhưng tổ chức thực hiện khai thuế giá trị gia tăng cho đơn vị trực thuộc, chi nhánh thì đơn vị trực thuộc, chi nhánh không phải Thông báo phát hành hóa đơn.

-         Tổng cục Thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành hóa đơn của tổ chức để xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về hóa đơn trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tổ chức, cá nhân tra cứu được nội dung cần thiết về hóa đơn đã thông báo phát hành của tổ chức.

-   Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành do tổ chức gửi đến, cơ quan Thuế phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn hai (02) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức biết. Tổ chức có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới

VI.       Nguyên tắc và cách lập hóa đơn

1.   Nguyên tắc lập

Khi lập hóa đơn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ (bao gồm cả các trường hợp khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ, cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa)

- Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

- Không được tẩy xóa, sửa chữa;

- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;

- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

- Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

- Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

2.   Cách lập hóa đơn

Trên tờ hóa đơn có những nội dung bắt buộc phải lập đầy đủ, ví dụ như: Ngày tháng năm, Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua,… Vậy cách lập một số chỉ tiêu trên tờ hóa đơn như thế nào?

Theo Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn lập một số chỉ tiêu cụ thể trên hóa đơn được lập như sau:

2.1.     Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

a.      Trường hợp hóa đơn lần đầu

-         Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

-         Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

-         Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ.

-         Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

-         Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

-         Đối với kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng,... có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

-         Ngày lập hóa đơn đối với trường hợp xuất khẩu do người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu.

-         Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên (kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên), nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

-         Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

b.      Trường hợp hóa đơn điều chỉnh hàng bán bị trả lại

Đối với trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn hàng bán bị trả lại thì ngày lập hóa đơn là ngày ghi trên biên bản điều chỉnh hoặc là ngày trả hàng.

2.2.     Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

Ghi tên địa chỉ, mã số thuế (MST) người mua, người bán đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Lưu ý một số trường hợp đặc biệt:

-         Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc.

-         Nếu đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

-         Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế, thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.

-         Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.

2.3.     Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

-         Ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có).

-         Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Lưu ý:

+ Trường hợp người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.

+ Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

+ Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

2.4.     Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

2.5.     Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Ai là mua hàng trực tiếp thì người ấy ký và ghi rõ họ tên trên tờ hóa đơn.

Lưu ý:

-         Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

-         Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

2.6.     Đồng tiền ghi trên hóa đơn

-         Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.

-         Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Mười nghìn đô la Mỹ.

+ Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

+ Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

3.   Các trường hợp không bắt buộc lập hóa đơn

Căn cứ vào Điều 18 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định đối với hàng hóa có trị giá mỗi lần bán là 200.000 đồng thì không phải lập hóa đơn (trừ trường hợp người mua yêu cầu lập hóa đơn). Cuối ngày người bán hàng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa dịch vụ.

VII.      Ủy nhiệm lập hóa đơn

Tại Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày hiệu lực 01/06/2014 có quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn như sau:

-         Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.

+ Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm).

+ Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

-         Nội dung văn bản ủy nhiệm phải:

+ Ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn (từ số... đến số...));

+ Mục đích ủy nhiệm;

+ Thời hạn ủy nhiệm;

+ Phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt hóa đơn ủy nhiệm (nếu là hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử);

+ Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

-         Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm. Thông báo ủy nhiệm phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, chậm nhất là ba (03) ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn..

-         Bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.

-         Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm lập hóa đơn, hai bên phải xác định bằng văn bản và bên nhận ủy nhiệm phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ.

-         Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng hóa đơn (trong đó có các hóa đơn ủy nhiệm) hàng quý theo hướng dẫn tại Thông tư này. Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn ủy nhiệm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ủy nhiệm.

VIII.      Đối tượng phải mua hóa đơn của cơ quan thuế

Các doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức hóa đơn có thể đặt in hóa đơn, hoặc có thể tự in hóa đơn nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng được phép tự in hoặc đặt in hóa đơn.

  Đối với một số doanh nghiệp thuộc trường hợp đặc biệt phải mua hóa đơn của Cơ quan Thuế. Căn cứ vào Điều 11, thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về các đối tượng được mua hóa đơn của Cơ quan Thuế, bao gồm:

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh là các tổ chức có hoạt động kinh doanh nhưng không được thành lập và hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và pháp luật kinh doanh chuyên ngành khác.

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.

IX.       Cách xử lý hóa đơn GTGT đã lập

Khi hóa đơn đã được lập, cả 2 bên người bán và người mua phải bảo quản hóa đơn không được làm mất, cháy hỏng hóa đơn. Khi viết sai hóa đơn cần phải xử lý, điều chỉnh lại theo đúng quy định. Cách xử lý tùy vào từng trường hợp sai sót cụ thể. ngheketoan xin chia sẻ cụ thể với các bạn ở 2 bài viết dưới đây:

1.   Cách xử lý đối với các trường hợp sai sót của hóa đơn GTGT đã lập

Trong thực tế, đã xảy ra rất nhiều trường hợp viết sai hóa đơn GTGT như: viết sai mã số thuế, sai thuế suất, sai tiền thuế, sai ngày tháng xuất hóa đơn, sai tên công ty, sai địa chỉ, sai tên hàng hóa dịch vụ, sai số lượng, sai đơn giá, sai hình thức thanh toán, sai tên người mua hàng, sai số tiền bằng chữ,...

Từ ngày 01/06/2014 theo điều 20, thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể như sau:

Thường sẽ có các trường hợp viết sai hóa đơn như sau:

1.1.     Hóa đơn viết sai nhưng chưa xé khỏi cuống

Hóa đơn đã lập, nếu phát hiện sai sót, dù là sai tiêu thức nào thì cũng đều xử lý bằng cách:

B1: Gạch chéo các liên hóa đơn và lưu trữ hóa đơn sai đó tại cuống.

B2: Lập lại hóa đơn mới

1.2.     Hóa đơn viết sai nhưng đã xé khỏi cuống

a.   Trường hợp hóa đơn chưa giao cho khách hàng và chưa kê khai

Cách xử lý như sau:

B1: Gạch chéo 3 liên của hóa đơn sai đó

B2: Kẹp lại vào quyển hóa đơn và lưu trữ (để giải trình cơ quan thuế)

B3: Lập lại hóa đơn mới

b.   Trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng như chưa kê khai

Cách xử lý như sau:

B1: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (ghi rõ lý do thu hồi hóa đơn)

B2: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn đã lập sai.

B3: Lập lại hóa đơn mới vào ngày hiện tại và 2 bên dùng hóa đơn này để kê khai.

c.   Trường hợp hóa đơn đã giao cho khách hàng và 1 trong 2 bên đã kê khai thuế

v Hóa đơn viết sai về ngày tháng, đơn vị tính, tên hàng hóa,...tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế:

Từ 1/1/2015 theo khoản 7, điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn thì 2 bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót cho trường hợp này.

v Các trường hợp sai sót còn lại: sai đơn giá, thành tiền, thuế suất, mã số thuế người mua,...

Cách xử lý như sau:

B1: Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót

B2: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót

Lưu ý:

-         Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…

-         Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.

-         Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

1.3.     Cách xử lý đối với trường hợp bị mất, cháy, hỏng hóa đơn

Trong hoạt độn thực tế, có thể chúng ta gặp phải những rủi ro về mặt chứng từ như mất, cháy, hỏng hóa đơn. Vậy Cách xử lý đối với trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn như thế nào cho đúng với quy định của pháp luật? ngheketoan sẽ hướng dẫn các bạn cách xử lý đối với những trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn ở bài viết này.

Các trường hợp mất hóa đơn được hướng dẫn tại điều 24, thông tư 39/2014/TT-BTC. Theo đó, việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn được xử lý như sau:

a.   Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào liên 2

Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì cần xử lý tiếp như sau:

-      Bên làm mất làm thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày làm mất).

-      Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc:

+ Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào.

+ Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện pháp luật (hoặc người được ủy quyền)

+ Đóng dấu trên biên bản

-      Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua;

Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

-      Mức phạt khi bên mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2: từ 4-8 triệu (theo khoản 4, điều 3 của nghị định 49/2016/NĐ-CP), cụ thể:

+ Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

+ Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền”.

b.   Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra

Khi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra cho dù đã lập hay chưa thì xử lý như sau:

-      Lập báo cáo gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp (trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn)

-      Mức phạt: từ 4-8 triệu đồng (theo quy định tại thông tư 176/2016/TT-BTC). Cụ thể như sau:

+ Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

+ Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

+ Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

+ Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.

+ Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Lưu ý: Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba (ví dụ như bên vận chuyển hàng hay vận chuyển hóa đơn) thì căn cứ vào bên thứ 3 do người bán hoặc người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt nguời bán hoặc người mua theo quy định.

2.   Cách xử lý đối với hóa đơn trong các trường hợp không sử dụng tiếp

Đối với các trường hợp hóa đơn không tiếp tục sử dụng sau đây, tổ chức, hộ, cá nhân phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp hóa đơn không tiếp tục sử dụng:

- Tổ chức, hộ, cá nhân được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế) phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn đã thông báo phát hành còn chưa sử dụng.

- Tổ chức, hộ, cá nhân phát hành loại hóa đơn thay thế phải dừng sử dụng các số hóa đơn bị thay thế còn chưa sử dụng.

- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn của cơ quan thuế không tiếp tục sử dụng thì tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn theo hướng dẫn tại Điều 29 Thông tư này.

- Hóa đơn mất, cháy, hỏng.

Cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ có trách nhiệm thông báo hết giá trị sử dụng của các hóa đơn không tiếp tục sử dụng này.

X.       Vấn đề về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

1.   Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp

Căn cứ vào Điều 22 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về sử dụng hóa đơn bất hợp pháp như sau:

“Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.”

-   Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.

-   Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.

-   Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).

2.      Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Theo điều 22, thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về việc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, cụ thể như sau:

a.   Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn là việc:

-  Lập khống hóa đơn;

- Cho hoặc bán hóa đơn chưa lập để tổ chức, cá nhân khác lập khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ (trừ các trường hợp được sử dụng hóa đơn do cơ quan thuế bán hoặc cấp và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư này);

- Cho hoặc bán hóa đơn đã lập để tổ chức, cá nhân khác hạch toán, khai thuế hoặc thanh toán vốn ngân sách;

- Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc;

- Lập hóa đơn sai lệch nội dung giữa các liên;

- Dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.

b. Một số trường hợp cụ thể được xác định là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn:

- Hóa đơn có nội dung được ghi không có thực một phần hoặc toàn bộ.

- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán ra, để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra để gian lận thuế, để bán hàng hóa nhưng không kê khai nộp thuế.

- Sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân khác để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng không kê khai nộp thuế, gian lận thuế; để hợp thức hàng hóa, dịch vụ mua vào không có chứng từ.

- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn.

- Sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ mà cơ quan thuế, cơ quan công an và các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng bất hợp pháp hóa đơn.

3. Mức phạt sử dụng hóa đơn bất hợp pháp, và sử dụng bất hợp pháp hóa đơn

Theo điều 11 và 12 thông tư 10/2014/TT-BTC :

“Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp (trừ hành vi vi phạm quy định tại khoản 2 Điều 10 Thông tư này) hoặc hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn (trừ hành vi vi phạm quy định tại Khoản 1 Điều này).”

XI.    Hủy hóa đơn

Theo điều 29, thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về hủy hóa đơn, cụ thể như sau:

1. Các trường hợp hủy hóa đơn

a. Hóa đơn đặt in bị sai, in trùng, in thừa

b. Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. - Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), thì phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

c. Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

d. Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Thủ tục thông báo hủy hóa đơn

B1: Lập bảng kê tất cả các hóa đơn cần hủy

B2: Giám đốc ra Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

B3: Thành lập hội đồng hủy hóa đơn:

Trong hội đồng hủy hóa đơn cần có đầy đủ các thành phần sau:

-         Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp

-         Đại diện bộ phận kế toán của doanh nghiệp

Lưu ý: Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập hội đồng hủy hóa đơn.

B4: Lập biên bản hủy hóa đơn

B5: Hội đồng cùng xem xét và đồng ý với việc hủy các hóa đơn trong bảng kê, ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

B6: Làm thông báo hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế

Bộ hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm:

-         Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn

-         Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy:

Bảng kê phải ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục)

-         Biên bản hủy hóa đơn;

-         Thông báo kết quả hủy hóa đơn:

Thông bảo phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy

Lưu ý:

- Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

- Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

3. Hủy hóa đơn của cơ quan thuế

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

- Tổng cục Thuế có trách nhiệm quy định quy trình hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in.

XII.      Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Căn cứ vào Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn. 

Hạn nộp:

+ Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4;

+ Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7

+ Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10

+ Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau

Lưu ý: 

+ Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

+ Theo Điềuu 5, khoản 4 Thông tư 119/2014/TT-BTC sửa đổi khổ thứ hai Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thì Doanh nghiệp mới thành lập sẽ lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

-         Riêng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

+ Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo

+ Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

-         Tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

-         Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

-         Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

XIII.       Các mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Các mức xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn mới nhất hiện nay được quy định tại thông tư 10/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo thông tư 176/2016/TT-BTC của Bộ tài chính, có hiệu lực từ 15/12/2016, cụ thể như sau:

XIV.       Một số lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào và đầu ra

1.   Đối với hóa đơn đầu vào

1.1.    Các quy định về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Để hóa đơn GTGT được chấp nhận tính vào chi phí và được khấu trừ thuế khi nhận hóa đơn đầu vào kế toán cần chú ý, quy định chung về hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ. Riêng hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế GTGT, Kế toán cần kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn: Tên, địa chỉ, MST của đơn vị mình và hóa đơn không được tẩy xóa…

Cần lưu ý:

+ Hóa đơn mua cùng trong một ngày: Nếu trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do vậy cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày xem số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng hay không.

+ Hóa đơn thanh toán làm nhiều lần: Trường hợp thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Còn trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng: Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
+ Thời điểm thanh toán: Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

+ Phương thức thanh toán bù trừ: Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.

1.2.     Chú ý khấu trừ đối với hóa đơn mua tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

1.3.     Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán

Hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

1.4.        Các hóa đơn thuê văn phòng

Theo quy định thì bắt buộc phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn và phải nộp các loại thuế bao gồm thuế GTGT. Đặc biệt loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ (phần này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán)

1.5.     Hóa đơn đối với dự án

Thuế giá trị gia tăng của một số dự án trong doanh nghiệp nếu đến thời điểm quyết toán đã bị hủy bỏ thì sẽ không được khấu trừ số thuế giá trị gia tăng đó. Cho nên, cần phải chuyển các chi phí đó sang các dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để tránh bị loại khoản thuế này.

2.   Đối với hóa đơn đầu ra

2.1.  Viết nội dung trên hóa đơn

-      Khi viết nội dung trên hóa đơn GTGT kế toán cần phả lưu ý đến chữ khi viết nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao.

Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

-      Các dòng thừa trên hóa đơn GTGT kế toán phải gạch chéo.

Lưu ý:

+ Nếu giám đốc thường xuyên đi công tác lâu ngày thì ủy quyền cho người bán hàng ký để tránh hóa đơn bị ký chậm trễ so với số hợp đồng.

+ Doang nghiệp chỉ được xuất hoá đơn đối với các hàng hóa dịch vụ đã được đăng ký trong giấy phép kinh doanh.

2.2.     Kiểm tra có bỏ sót hóa đơn không

Phải rà soát lại toàn bộ hóa đơn xuất ra mỗi tháng, để chắc chắn không bỏ sót hóa đơn nào, nếu bỏ sót thì ngay lập tức phải lập hóa đơn bổ sung và kê khai nộp thuế.

- Các Sản phẩm sử dụng nội bộ phải xuất hóa đơn:

Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng sản phẩm hàng hóa thành phẩm của mình, xuất hàng biếu tặng, làm từ thiện…. đều phải xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế giá trị gia tăng. Đăc biệt cần thống kê khoản này và xuất hóa đơn bổ sung nếu chưa xuất tránh bị phát hiện lúc quyết toán sẽ bị phạt và cộng lãi phạt.

XV.    Thời điểm lập hóa đơn đối với từng loại hình DN: thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây lắp

1. Đối với doanh nghiệp thương mại

Theo khoản 2 điều 16, thông tư 39/2014/TT-BTC:

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2.      Đối với doanh nghiệp dịch vụ

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Lưu ý: Ngày lập hóa đơn đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

3.      Đối với doanh nghiệp sản xuất

Ngày lập hóa đơn đối với bán sản phẩm, hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng sản phẩm, hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

4.      Đối với doanh nghiệp xây lắp

Theo khoản 2 điều 16, thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định:

Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Có một số lưu ý như sau:

+ Với trường hợp giao hàng nhiều lần hay bàn giao riêng từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao thì kế toán đều phải lập hoá đơn GTGT cho khối lượng, hay giá trị hàng hoá dịch vụ được giao tương ứng.

+ Với trường hợp DN kinh doanh lĩnh vực bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng hay xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ của dự án hay tiến độ thu tiền có ghi trong hợp đồng thì ngày lập hoá đơn GTGT chính là ngày thu tiền.

5.      Đối với doanh nghiệp xây dựng cơ bản, kinh doanh bất động sản

Đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng hoặc cho thuê là thời điểm thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng. Căn cứ số tiền thu được, cơ sở kinh doanh thực hiện khai thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ.

XVI.    Mối quan hệ giữa hóa đơn GTGT và nghĩa vụ thuế GTGT

Hóa đơn GTGT và vấn đề nộp thuế luôn là 1 vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm nhiều. Hóa đơn GTGT là căn cứ để Doanh nghiệp tính và nộp thuế cho Nhà nước, cũng như là căn cứ để Nhà nước kiểm soát và thu thuế của Doanh nghiệp. Chính vì vậy, hóa đơn chứng từ rất quan trọng trong quá trình thực hiện thuế GTGT. Nếu Nhà nước không quản lý được hóa đơn, việc thực hiện sẽ gặp nhiều khó khăn và thất thoát cho ngân sách Nhà nước. Các cơ sở kinh doanh khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ phải thực hiện chế độ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật vế hóa đơn chứng từ.

Hóa đơn GTGT là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động: bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa; hoạt động vận tải quốc tế; xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

Trên hóa đơn GTGT sẽ ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và người mua (nếu có), danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT và giá trị thuế GTGT.

-         Người bán khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cần lập hóa đơn GTGT đúng thời điểm, đúng quy định của pháp luật và giao cho người mua 1 liên (liên giao khách hàng). Và người bán căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập để kê khai và tính thuế GTGT đầu ra, từ đó tính số thuế GTGT phải nộp trong kỳ và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước.

-         Người mua căn cứ vào hóa đơn GTGT người bán xuất (liên giao khách hàng) hợp pháp, hợp lệ để kê khai khấu trừ thuế GTGT trong kỳ.

Mời các bạn tham khảo thêm các bài viết:

- Tổng quan về thuế

- Luật thuế Giá trị gia tăng 

- Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp

- Luật thuế Thu nhập cá nhân

- Vai trò của thuế, kế toán thuế

- Các vấn đề về hóa đơn