Tại
điều 11 thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về lưu trữ, hủy và
tiêu hủy hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau
Điều 11. Lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử
1. Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử
dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa
đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử
được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử
theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ
chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ
liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash
USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao
lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng
thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy
cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ
trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho
phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách
thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc
nhận hoá đơn điện tử.
3. Hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó
không có giá trị sử dụng.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn
điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó.
Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo
quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có
thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm
ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải bảo
đảm sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn
điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số
51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện
tử thì nếu các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn dưới dạng thông điệp dữ liệu
thì người bán hoặc người mua yêu cầu người bán, người mua hoặc bên liên quan
gửi lại hóa đơn điện tử.
Trường hợp người bán hoặc người mua làm mất hóa đơn điện
tử và không thể liên hệ với các bên có liên quan để được gửi lại hóa đơn thì
người bán, người mua thực hiện báo cáo mất hóa đơn theo quy định tại Thông tư
số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Xem thêm bài viết:
Lập và xử lý hóa đơn điện tử
Các văn bản về Quản lý thuế