Câu 1. Doanh nghiệp
(bên bán) có thể gửi hóa đơn cho Khách hàng của mình bằng những hình thức nào?
Trả
lời:
-
Doanh nghiệp có thể gửi Hóa đơn điện tử cho khách hàng
của mình:
1.
Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành
(Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có một tài khoản riêng để truy cập hệ
thống để lấy hóa đơn
2. Gửi
tới địa chỉ email của khách hàng.
-
Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều
dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn):
1. Gửi
tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa
đơn)
2. Tích hợp qua Services
Câu 2. Điều kiện để
Doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử?
Trả
lời:
-
Là
tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử
trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng
giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng;
-
Có
chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;
-
Có
địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin
đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa
đơn điện tử;
-
Có
đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực
hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
(Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ
chức khởi tạo hóa đơn điện tử của thông tư 32/2011/TT-BTC)
Câu 3. Để được phát
hành hóa đơn điện tử, Doanh nghiệp (bên bán) phải thực hiện những thủ tục gì?
Trả
lời:
Bước
1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải:
–
Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế
quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua
cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này.
(theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Bước
2: Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi
tạo hóa đơn điện tử phải:
–
Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản
lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
)
Bước
3: ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định
dạng
gửi
cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Lưu ý: Thực tế để thuận tiện, 3 giấy tờ trên Doanh
nghiệp lập cùng một lúc và gửi CQT một lần
Câu 4. Doanh nghiệp (bên bán) có thể vừa
phát hành song song hóa đơn điện tử cùng hóa đơn giấy được không?
Trả
lời:
+
Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng
hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không
sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
+
Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy
và hóa đơn điện tử.
Câu 5. Doanh nghiệp
(bên bán) phải lưu trữ hóa đơn điện tử không? Thời hạn lưu trữ là bao nhiêu
lâu?
Trả
lời:
-
Có. Đơn vị phát hành hóa đơn điện tử (bên
bán): Lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ khi
nào (bắt buộc)
-
Khách hàng (bên mua): Có thể lưu một bản (không bắt
buộc)
-
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật
Kế toán (hiện hành là 10 năm)
Câu 6. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn trong các
trường sau thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế nào?
1. Đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa
giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ
2. Hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho
người mua, người bán và người mư chưa kê khai thuế?
Trả
lời:
-
Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý
và xác nhận của người bán và người mua.
-
Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn
do các bên tham gia đã thỏa thuận
-
Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ
việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
-
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo
quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải
có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng
năm”
Câu 7. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với
“Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người
bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế
nào?
Trả
lời:
-
Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có
chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
-
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
-
Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm)
số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị
gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…
-
Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và
người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý
thuế và hóa đơn hiện hành.
-
Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)
Lưu
ý:
–
Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số.
Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất
khó thực hiện.
– Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên cùng
ký tươi.
Câu 8. Nếu phát hiện sai sót hóa đơn với
“Hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người
bán và người mua đã kê khai thuế” thì đơn vị phát hành Hóa đơn phải xử lý thế
nào?
Trả
lời:
-
Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có
chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
-
Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Lưu
ý:
–
Khách hàng (bên mua) không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số.
Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận
rất khó thực hiện.
– Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, 2 bên
cùng ký tươi.
Câu 9. Khi nào Bên mua
hàng cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử? Bên bán cần phải
làm gì?
Trả
lời:
–
Bên mua cần hóa đơn giấy (được chuyển đổi từ Hóa đơn
điện tử) trong trường hợp cần Chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục vụ
lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng.
–
Bên bán thực hiện chuyển đổi Hóa đơn điện tử ra giấy:
–
Login vào hệ thống phát hành hóa đơn
–
Chọn chức năng “CHUYỂN ĐỔI HĐ”
–
Tìm kiếm số hóa đơn cần chuyển đối
–
Thực hiện chuyển đổi “Chứng minh nguồn gốc”, Hóa đơn điện tử sẽ kết nối đến
máy
in và thực hiện in ra giấy
–
Hóa đơn giấy sẽ phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người
bán, dấu của người bán.
–
Hóa đơn này bên bán chỉ cấp được 01 lần cho bên mua
Xem thêm bài viết:
Làm thế nào để chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?
Đơn vị tính trên Hóa đơn là Đồng. Có gì sai?