Tại
điều 7 thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát
hành hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ như sau
Điều 7. Khởi tạo, phát hành hoá đơn điện tử
1. Khởi
tạo hóa đơn điện tử là hoạt động tạo định dạng cho hóa đơn, thiết lập đầy đủ
các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền –
nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá, dịch vụ trên phương tiện
điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn
điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của các bên theo quy định của
pháp luật.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá
đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế
quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua
cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm
theo Thông tư này).
Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gồm các nội dung chủ
yếu sau:
- Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử),
tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.
Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên
công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học,
điện từ hoặc công nghệ tương tự.
- Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu
trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;
- Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu
hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.
- Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc
khởi tạo, lập, xử lý, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội
bộ tổ chức bao gồm cả trách nhiệm của người được thực hiện chuyển đổi hóa đơn
điện tử sang hóa đơn giấy.
2. Phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa
đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản
lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử
(theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) gồm các nội dung: tên
đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá
đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành
(từ số... đến số...)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại
diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới
cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp
gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ
quan thuế).
Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh,
tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi thông báo phát hành hoá đơn cho cơ
quan thuế nơi chuyển đến, trong đó nêu rõ số hoá đơn đã phát hành chưa sử dụng,
sẽ tiếp tục sử dụng.
Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã
thông báo phát hành, tổ chức, khởi tạo hóa đơn điện tử thực hiện thông báo phát
hành mới theo hướng dẫn tại khoản này.
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải ký số vào hóa đơn
điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua)
đến cơ quan thuế theo đường điện tử.
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (không bao gồm hóa
đơn điện tử mẫu) phải niêm yết tại trụ sở tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử hoặc
đăng tải trên trang thông tin điện tử của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
trong thời gian sử dụng hóa đơn điện tử.
3. Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình
thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải
thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ,
đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng
một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự
in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa
đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện
tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in
thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in.
Xem thêm:
Hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
Mức thu phí và lệ phí dựa trên căn cứ nào? (Phần 2)