Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử được ban hành và đặt mục
tiêu đến năm 2020 thì Việt Nam sẽ có 90% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử
trong kinh doanh. Thực
hiện nguyên tắc quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của
Chính phủ, Luật Giao dịch điện tử ngày
29 tháng 11 năm 2005, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số
32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, và sử dụng hóa
đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn điện tử theo quy định tại
Thông tư số 32/2011/TT-BTC là hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp đủ điều kiện
tự phát hành và gửi đến người mua.
Dưới đây là một số
hướng dẫn về hóa đơn điện tử trong thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011.
Điều 3. Hóa đơn điện tử
1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện
tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và
quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy
định tại Điều 6 Thông tư này.
Hoá
đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã
được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của
các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn
giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm:
tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng
không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân
hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của
pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định
được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn
đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
2. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền
hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng
thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông
tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là
hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ
và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá
trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập,
sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi
tạo hoá đơn điện tử
1. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử
Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi
bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người
mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa
người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền
trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán
thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để
lập hóa đơn và truyền cho người mua).
Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải
pháp hóa đơn điện tử (trường hợp thông qua tổ chức trung gian) và các đơn vị có
liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính
toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
2. Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn
Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là
người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang
thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức
kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông
tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát,
xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả
năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn
điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp
luật.
đ) Có phần mềm bán hàng
hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ
liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao
lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu
về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ
liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ
thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu
và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn
điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Điều 5. Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn
điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép
đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin
hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân
hàng.
- Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập
và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội
dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.
- Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp
công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp
hoặc giữa các tổ chức với nhau.
- Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung
cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật
về phát hành hóa đơn.
- Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn
các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu
trao đổi giữa các bên tham gia.
- Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ
liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu,
khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc
khôi phục dữ liệu .
- Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền
nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông
điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.
- Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian
cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo
Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách
các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả
người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa
đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).
Xem thêm:
Giải đáp về hóa đơn đầu vào là hóa đơn điện tử
Các phần hành kiểm toán Báo cáo quyết toán dự án đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành